رفتن به مطلب
Abo0ozar

طرح ريزي استراتژيک اطلاعاتي , مهمترين عامل موفقيت سازمانها

پست های پیشنهاد شده

شايد امروزه يکي از مشکلات تعريف فن آوري اطلاعات ( IT ) باشد . هر کس با نگرش متفاوت ، تعريف متفاوتي از IT ارائه مي کند . لذا بهترين روش براي تعريف چنين موضوع گسترده اي ، ارائه مفاهيم و ايده هاي مرتبط با آن است . IT بيشتر يک استراتژي ، انديشه ، فکر و ابزار در حوزه انسانها همراه با نوآوري است . تعريف IT را مي توان به يکي از اين جنبه هاي مهم مرتبط دانست .

 

IT يک استراتژي است

با شناخت فرصتها و امکاناتي که از IT ايجاد شده ، آن را به يک استراتژي شبيه کرده است تا يک فرمول و نسخه عملي . استراتژي جديد براي دسترسي متفاوت به آنچه آرمان يک سازمان تعريف مي کند . IT يک شناخت وسيع از محيط اطراف را در ذهن ها ايجاد نموده و هرکس را ، در هر سطح و ايده بسوي خود جلب مي کند .

سازمانها به اين پديده براي دسترسي به بازار بزرگتر ، ارائه خدمات بيشتر و بهتر ، جمع آوري و نگاه دقيق تر و زنده به نظريه ها و سليقه ها ، انجام راحت تر و سريعتر کارها ، ارزانتر کردن هزينه خدمات و عمليات ، کنترل دقيقتر و دسترسي سريعتر به منابع داخل و بيرون سازمان و ارتباطات سريعتر و ارزانتر نگاه مي کنند . حال ، آنچه در تعريف IT بچشم مي خورد ? که در ساير فن آوري ها تا اين حد مدنظر نبوده ? مفيد بودن اين کاربردها از طريق تعريف و ترسيم يک استراتژي درازمدت و منطقي در اداره امور سازمان و خدمات و ارتباطات است . شناخت هرچه دقيق تر و کاملتر از IT براي مديران و کارشناسان سازمان ها ، آنان را در تنظيم و طراحي يک استراتژي علمي تر با نگرش IT کمک شاياني مي کند .

 

IT يک سري مفاهيم و فکر است

صرف نظر از بعد استراتژيک در IT ، و ابزار و اسباب کار از سوي ديگر ، IT شبيه يک فکر و انديشه براي انجام بهينه و موثرتر کارهاست . از آنجا که IT تنها در قالب بسته نرم افزاري يا سخت افزاري و يا ترکيب آنها قابل تعريف و کاربري نيست ، لزوم ايجاد فکر و انديشه قوي و جامع براي ترکيب ابزارها براي اجراي اهداف و عمليات و ارتباطات نيز يکي ديگر از ابعاد گسترده و شگفت انگيز IT است . با اين تعبير ، ابزار و اسباب نرم افزاري و سخت افزاري در IT بيشتر شبيه مواد خامي مي مانند که مطابق نياز ، با هم ترکيب شده و کار خاصي را انجام مي دهند .

در سازمانها ، بايستي يک استراتژي براي استفاده از IT وجود داشته باشد و پس ار آن ، فکر و انديشه جهت ترکيب و بکارگيري ابزار IT بکارگرفته شود ، و در انتها به مرحله اجرايي و استفاده از IT رسيد . با اين توضيحات ، ابزار مشابه در سازمانهاي حتي مشابه مي تواند کاربرد متفاوتي داشته باشد.

 

IT يک سري ابزار است

به هر آنچه موجب جمع آوري ، گردش ، پردازش و انتقال اطلاعات و پيامها بدون محدوديتهاي مکاني و زماني باشد IT گفته مي شود . رايانها ، شبکه هاي رايانه اي ، انواع نرم افزارها و .... همه در حوزه IT جاي مي گيرند . سازمانها نيز استفاده از IT را سالها تجربه کرده اند ، اما آنچه تا کنون در سازمانها مطرح بوده ، طبق تعاريف جديد از IT ، نمي توانست کاربرد موثر و شايسته اين پديده عظيم را پاسخگو باشد . شايد موفق ترين سازمانها در استفاده از سخت افزار و نرم افزارهاي رايانه اي و ارتباطات ، بدون استراتژي و انديشه استفاده از IT ، کمترين بهره را از آن برده اند .

طبيعي است که ترکيب استراتژي ، فکر و انديشه ، تجهيزات و ابزار ، همگي مي توانند براساس يک طرح اجرايي کامل و گويا ، مزايا و فرصتهاي جديد و قابل توجهي را براي سازمانها ايجاد کنند.

 

IT نوآوري است

چنانچه سازمانها حلقه هاي مفاهيم و گامهاي فن آوري اطلاعات را منهاي نوآوري بکار گيرند ، به طور يقين پس از مدتي کوتاه با شکست روبرو شده و از صحنه مقايسه يا رقابت خارج مي شوند . براي زنده و پويا نگه داشتن کاربرد IT ، نوآوري ، شاه کليد توسعه و تحول آن محسوب مي شود و در نتيجه ، موجب رشد سازمانها و بشر مي گردد .

 

IT همرا با انسان است

انسانها داراي دو نقش طراحي و اجراي پروژه هاي فن آوري اطلاعات ( کارگزار ) و جذب وبکارگيري روشها و ابزار جديد براي انجام کارها ( کاربر ) دارند . مهارت ، دانش ، و تجربه هر کدام در جاي خود تاثير تعيين کننده در موفقيت استفاده از فن آوري اطلاعات دارد .

نقش کاربران بيش از کارگزارن است و تاثير بيشتري در موفقيت يا عدم موفقيت دارند . اين حوزه تحت عنوان مديريت منابع انساني و تغيير ، يا آموزش و تغيير ، يا مديريت تغيير و امثال اينها در موفقيت کاربردهاي فن آوري اطلاعات مورد نظر صاحبان فن نقش داشته و به عنوان يکي از مهمترين جنبه ها در پياده سازي IT مطرح و راه حلهايي براي آن پيشنهاد مي شود .

بنابراين بايد اذعان داشت که امروزه اولين مرحله از فرايند توسعه فراگيرتكنولوژي اطلاعات (IT) در سازمانها ( بويژه سازمانهاي فعال در حوزه هاي مختلف صنعت و تجارت ) توسعه يك طرح فناوري اطلاعات (IT Master Plan) مي باشد. طبيعي است تدوين طرح فناوري اطلاعاتي مي بايست با پياده سازي و استقرار آن پي گيري گردد.

قبل از اينكه به چگونگي توسعه طرح فناوري اطلاعات و متدلوژي انجام آن بپردازيم ، بايستي به اين سوال پاسخ داد كه چرا داشتن يك طرح فناوري اطلاعات براي هر سازمان از اهميت وافري برخوردار است؟

هم چنين مقدمه حاضر تلاش مي نمايد تا نظر کليه افراد فعال در صنعت و تجارت و ..... را به موضوعات مرتبط با مديريت سازمان در فرايند تهيه و تدوين يك طرح فناوري اطلاعات جلب نمايد. موضوعات فوق الذكر پيش فرض انكارناپذير توسعه طرح فناوري اطلاعات در هر سازمان تلقي مي گردد.

طرح فناوري اطلاعات يا IT Master Plan ، مهمترين ماموريت هايي را كه سازمان انجام ميدهد ، علت و چگونگي انجام آن موارد و مسير حركت آتي سازمان را مدنظر قرار مي دهد .

هدف از طرح فناوري اطلاعات ، تحصيل يك درك كامل از كاركردهاي سازمان و نقشه هاي آتي آن مي باشد .

 

سوالات اساسي عبارتند از:

• نقش و فعاليت اصلي سازمان در حوزه صنعت و يا تجارت چيست ؟

• الان در چه مختصاتي قرار داريم ؟

• در آينده ميخواهيم در كجا و چه مختصاتي باشيم؟

• چگونه ميخواهيم به آنجا برسيم؟

 

برنامه ريزي استراتژيك در كل به دو بخش تفكيك مي گردد:

• برنامه استراتژي كلان سازمان (Business Strtegy plan)

• برنامه استراتژي اطلاعاتي سازمان (Information Strategy Plan) يا همان طرح فناوري اطلاعات

برنامه استراتژي كلان سازمان فرايندي است كه در طي آن سازمان ميتواند تصميماتي در ارتباط با سمت و سوي كسب كار حرفه اي خويش اتخاذ نمايد.

برنامه استراتژي كلان سازمان تصوير روشني از اهداف و سياستهاي كلان سازمان را منعكس مي نمايد.

 

طرح فناوري اطلاعات عمدتا توسعه سيستم هاي اطلاعاتي سازمان را در مركز توجهات قرار ميدهد. در واقع اطلاعاتي كه سازمان توليد و يا دريافت مي كند، مكانيزمها و سيستمهايي كه در اين ارتباط مورد استفاده قرار مي دهد، داده هاي خام پايه، اطلاعاتي كه مورد تجزيه و تحليل و يا پردازش قرار گرفته و براي تصميم گيري مورد استفاده قرار مي گيرند، سيستم ها و تكنولوژي هاي رايانه اي كه اطلاعات را پردازش و يا ايجاد مي نمايند و ... در درجه اول اهميت قرار مي گيرند.

همچنين طرح فناوري اطلاعات تلاش مي كند كه ارتباط و همبستگي سيستم هاي مورد اشاره را با فضاي عمومي كسب و كار و اهداف و سياستهاي كلي سازمان، مورد آزمون مجدد قرار گيرد.

امروزه سازمانها بطور معمول در شرايطي قرار گرفته اند كه بخش قابل توجه و رو به رشدي از منابع خود را مصروف بخش IT مي نمايند. بنابراين ضروري است اختصاص منابع و هزينه هاي فوق الذكر بصورتي برنامه ريزي شده و دقيق انجام پذيرد بطوريكه بتواند نيازهاي سازمان را تامين نمايد.

 

داشتن يك طرح فناوري اطلاعات ميتواند اين اطمينان را ايجاد نمايد كه سازمان بيشترين دستاوردها را از سرمايه گذاري خويش كسب نمايد.

رويكرد مناسب براي سرمايه گذاري در حوزه IT در طرح فناوري اطلاعات منعكس مي گردد. براي مثال يک سازمان ميتواند در استقرار سيستم كلان IT بعنوان يك پيشرو و يا Leading Edge در كشور عمل نمايد و يا ميتواند رويكرد متعادل تري را اتخاذ نمايد . رويكردي كه در آن سازمان منتظر مي ماند تا سيستم IT مورد نظر در سطح جامعه و يا كشور بصورت عرف درآيد. رويكردي كه در آن هدف استقرار يك سيستم IT معمول و متعارف مدنظر قرار ميگيرد.

 

يكپارچه سازي طرح فناوري اطلاعاتي با برنامه استراتژيك كلان سازمان

اگر طرح فناوري اطلاعات مبتني بر استراتژي سازمان باشد، مديريت سازمان درك و برداشت عاليتري از پتانسيل سيستم هاي IT خواهد داشت.

از ديگر سو پيوند اين دو استراتژي به متوليان IT كمك خواهد نمود تا درك و برداشت خود از نيازهاي سازمان را بهبود ببخشند. بدين طريق پتانسيل سيستم هاي IT براي پشتيباني نيازهاي سازمان بهبود خواهد يافت.

همچنين طرح فناوري اطلاعات نيازمند يكپارچگي (Integration) با ساير جنبه هاي استراتژي سازمان مي باشد:

براي مثال اگر سازمان در حال توسعه يك حوزه جديد كاري بوده و يا قصد بهبود ساختار تشكيلاتي و مديريتي خود را دارد ، در اينصورت سيستم هاي اطلاعاتي ميتواند اين تغيير و تحولات را پشتيباتي نموده و يا حداقل امكانات تحقق بهينه آنها را فراهم سازد .

 

با يكپارچگي طرح فناوري اطلاعات با برنامه استراتژي كلان سازمان ميتوان به سوالاتي از اين دست پاسخ داد:

• آيا تكنولوژي اطلاعات (IT) در حد كفايت ، فعاليت هاي عمده سازمان را پشتيباني مي نمايد؟

• آيا ميتوانيم هزينه فرايندهاي پايه اي را كاهش داده و يا خدمات را با كيفيت بالاتري ارائه نمائيم؟

• آيا تكنولوژي اطلاعات (IT) ميتواند در راستاي مشتري مداري و استحكام ارتباطات با مشتريان نقش بيشتري بعهده بگيرد؟

• آيا تكنولوژي اطلاعات (IT) ميتواند در زمينه رضايت حرفه اي كاركنان و انگيزش بيشتر آنها موثر باشد؟

• آيا ميتوان محصولات و خدمات جديدتر را طرح ريزي و توليد نمود؟

• آيا تكنولوژي اطلاعات ( IT) ميتواند مديريت را در تعريف بازارهاي جديد و نفوذ بيشتر در بازارهاي كنوني ياري دهد؟

• چگونه ميتوان اطلاعات و دانش فني سازمان را بمثابه يكي از منابع مهم سازمان تلقي و مديريت نمود؟

• وضعيت و مشكلات موجود سازمان چيست ؟

• آيا مي توان وضعيت موجود سازمان را با توجه به محدوديت ها و امكانات تكنيكي موجود ، بهبود بخشيد ؟

• چه تكنولوژي هاي نويي در افق ديد قرار دارند؟ و در آينده چگونه آنها ميتوانند بكارگرفته شوند تا پاسخگوي نيازهاي در حال تغيير و گسترش صنعت و تجارت سازمان باشند؟

 

پيامدهاي نبود طرح فناوري اطلاعاتي

سرمايه گذاريها ، اختصاص منابع و تصميمات اتخاذ شده در حوزه تكنولوژي اطلاعات (IT) بايستي در قالب يك برنامه مدون هماهنگ و تنظيم گردد.

اگر اشخاص و يا واحدهاي سازماني بصورت پراكنده نسبت به اتخاذ تصميمات IT اقدام نمايند ، نتيجه آن از هم گسيختگي و ناهماهنگي عمليات و راه حل هاي IT سازمان خواهد بود. اين روند نحوه به اشتراك گذاري اطلاعات و جريان يكسويه اطلاعات به سمت مديريت بالاتر سازمان را بشدت متاثر و روند توسعه IT را خدشه دار خواهد نمود .

 

مزاياي توسعه طرح فناوري اطلاعاتي

يك طرح فناوري اطلاعاتي سازمان را در زمينه هاي زير ياري مي دهد:

برمبناي يافته هاي فوق الذكر ميتوان چهارچوبي براي عمليات لازم جهت پر كردن شكاف بين وضعيت موجود و وضعيت مطلوب ترسيم نمود ، و فرهنگ ارزشمند مبتني بر نگرش استراتژيك را بسط و ترويج داد كه در قالب آن ، برنامه ريزي IT فعاليتي هدفمند و مستمر و همپيوند با استراتژي كلان سازمان کارفرما تلقي مي گردد.

بنابراين طرح فناوري اطلاعاتي به مديريت سازمان نشان خواهد داد كه چگونه ميتواند از تكنولوژي اطلاعات بهره هاي حرفه اي و سازماني كسب نمايد و آن را بعنوان اهرمي براي ارتقاء بهره وري ، مورد استفاده قرار دهد.

همچنين طرح فناوري اطلاعات ميتواند چهارچوبي مطمئن براي توجيه سرمايه گذاري در حوزه تكنولوژي اطلاعات (IT ) ايجاد نمايد.

تحقق كامل دستاوردها و منافع طرح فناوري اطلاعاتي ( IT Master Plan ) ، مستلزم درك روشن سازمان از نيازمنديهاي مراحل و گامهاي اوليه براي توسعه برنامه فوق الذكر مي باشد و همچنين مستلزم عزم و تعهدات بلندمدت و مستمر به الزامات آن در آينده مي باشد .

 

الزامات و نيازمنديهاي يك طرح فناوري اطلاعاتي موفق را ميتوان در موارد ذيل خلاصه نمود:

برنامه هاي استراتژيك معمولا در قفسه ها متوقف مي گردند! استقرار و پياده سازي آنها نيازمند منابع ، زيرساخت و طرحهاي تشويقي و ... مي باشد

تحقق كامل دستاوردها و منافع تهيه طرح فناوري اطلاعات ( IT Master Plan ) مستلزم درك روشن سازمان از نيازمنديهاي مراحل و گامهاي اوليه براي توسعه برنامه فوق الذكر و همچنين مستلزم عزم و تعهدات بلندمدت و مستمر به الزامات آن در آينده مي باشد.

1. چگونه سيستمهاي IT موجود فعاليتهاي اصلي و عمده سازمان را پشتيباني مي نمايند؟ 2. توانمنديهاي موجود در زمينه پشتيباني و آموزش IT در چه سطحي از توسعه يافتگي قرار دارند؟ 3. نيازهاي اطلاعاتي مشتريان و ... چيست و چگونه با آنها برخورد مي شود؟ 5. اهداف كوتاه مدت ، ميان مدت و بلندمدت تكنولوژي اطلاعات كدامند؟ 1. حمايت و درگيري مستمر مديريت ارشد سازمان 2. اختصاص منابع كافي 3. تهيه و تدوين برنامه استراتژيك اطلاعاتي شروع راه است و بايستي در مقاطع لازم بهبود يافته و بروز گردد. 4.سياست سازمان در قبال تغيير و تحول در عرصه تكنولوژي اطلاعات چيست؟

به اشتراک گذاری این ارسال


لینک به ارسال
به اشتراک گذاری در سایت های دیگر

Join the conversation

You can post now and register later. If you have an account, sign in now to post with your account.

مهمان
ارسال پاسخ به این موضوع ...

×   شما در حال چسباندن محتوایی با قالب بندی هستید.   حذف قالب بندی

  تنها استفاده از ۷۵ اموجی مجاز می باشد.

×   لینک شما به صورت اتوماتیک جای گذاری شد.   نمایش به عنوان یک لینک به جای

×   محتوای قبلی شما بازگردانی شد.   پاک کردن محتوای ویرایشگر

×   شما مستقیما نمی توانید تصویر خود را قرار دهید. یا آن را اینجا بارگذاری کنید یا از یک URL قرار دهید.


×
×
  • جدید...