رفتن به مطلب

اموزش نرم افزار MS project


spow

ارسال های توصیه شده

معرفی نرم افزار مایکروسافت پروجکت ( MS Project)

 

کنترل پروژه یکی از اصلی ترین و پر کاربردترین دروس مهندسی صنایع می باشد که در حال حاضر می توان گفت تمامی شرکت ها از مبحث کنترل پروژه برای پیش بینی وضعیتشان استفاده می کنند. برای سهولت در امر کنترل پروژه نرم افزارهایی همچون MS Project و Primavera و … استفاده می شود.

نرم‌افزار Microsoft Project يكی از قوی‌ترين و قديمی‌ترين نرم‌افزارهای موجود كنترل پروژه محسوب می‌شود. اين نرم‌افزار قريب به 10 سال است كه به بازار ايران وارد شده و به شكل گسترده توسط كاربران و برنامه‌ريزان پروژه مورد استفاده واقع می‌شود. مهندسان كنترل پروژه عموماً از اين نرم‌افزار به عنوان ابزاری جهت مديريت زمان پروژه‌ها استفاده می‌كنند. مايكروسافت پروجكت، عليرغم وجود برخی محدوديت‌ها و كمبودها (در مقايسه با نرم‌افزارهای مشابه) به عنوان يك نرم‌افزار كاربردی و پرطرفدار در جهان و خصوصاً در ايران روزانه مورد استفاده كاربران بی‌شماری قرار می‌گيرد.

 

سهولت كار با اين نرم‌افزار ، قابليت استفاده از امكانات Windows ، سازگاری با ساير نرم‌افزارهايMS Office و شباهت كامل محيط و جعبه ابزارهای آن با ساير محصولات مايكروسافت، راهنمای Online و كامل داخل برنامه، وجود گزارش‌ها وView های متنوع، امكان تعريف View ها وTableهای جديد و به طوركلی داشتن يك محيطUser Friendly اين نرمافزار را به نوعی از ساير نرم‌افزارهای مشابه متمايز كرده است.

 

اين نرم‌افزار، مديريت پروژه تمام مراحل يك پروژه از برنامه‌ريزی تا تكميل و انتقال گزارش‌های نهايی را در برمی‌گيرد، به طور خلاصه بايد گفت، در يك طرح، MSP ابزاری ارزشمند است برای:

الف) سازماندهی طرح

ب) زمان بندی كارها

ج) اختصاص منابع و هزينه‌كارها

د) تنظيم طرح برای برآورد كردن محدوديت‌ها

ه) آماده كردن گزارش‌ها برای انتقال طرح نهايی به همه كسانی كه بايد طرح مورد نظر را اجرا كنند.

 

پس از آغاز پروژه و اتمام كار برنامه‌ريزی پروژه توسط اين نرم‌افزار، آن را برای كنترل و نظارت بر كارهای در دست اقدام، به شرح زير می‌توان به كار برد:

كنترل عملكرد واقعی

برنامه‌ريزی روی جدول زمانی پروژه

اصلاح طرح برای رويارويی با احتمالات

ارائه گزارش‌های مطلوب

شايان ذكر است برای پروژه‌هايی كه بيش از 9999 فعاليت دارند، از ابزارهای پيشرفته‌تری همچون نرم‌افزار Primavera (كه به آن نيز خواهيم پرداخت) بايد استفاده نمود. معمولاً توصيه می‌شود به دليل سادگی فوق‌العاده اين نرم‌افزار و يادگيری سهل‌تر آن نسبت به ساير ابزارهای ديگر كنترل پروژه، قبل از يادگيری پريماورا و يا ساير نرم‌افزارهای مديريت زمان، به يادگيری MSP بپردازيد. در اين صورت به دليل مشابهت مبانی و اصول برنامه‌ربزی و كنترل پروژه در اين نرم‌افزارها، فرايند يادگيری نرم‌افزارهای پيچيده بسيار ساده‌تر خواهد شد.

لینک به دیدگاه

مقدمه

 

 

فصل اول: مقدمه‎اي بر مديريت پروژه

 

1-1 مفهوم پروژه

 

پروژه فعاليتي است که داراي زمان شروع و پايان مي‌باشد و نياز به منابع انساني و مادي و زمان دارد.

 

1-2 مفهوم مديريت پروژه

 

مديريت پروژه، يک هنر تجربي گسترده و در واقع يک علم است.

بطور کلي، مديريت مجموعه‌اي است از مهارت‌ها و ابزارها، که در پيشگويي و کنترل خروجي‌هايي که از تلاش‌هاي سازماندهي شده‌تان انتظار مي‌رود، به شما کمک مي‌کند. سازمان شما ممکن است کاري سواي از پروژه انجام دهد. پروژه‌ها از ((عملکردهاي جاري)) يا Ongoing Operations متمايزند.

در واقع پروژه‌ها تلاش‌هاي گذرا و تعهدپذيري هستند که در جهت رفع يک سري از مشکلات و رسيدن به نتايج مشخص انجام مي‌پذيرد.

 

1-3 فرآيند مديريت پروژه

 

مديريت پروژه شامل 4 مرحله مي‌باشد که در صورت انجام اين 4 مرحله مي‌توان از انجام پروژه به طور کامل و موفقيت‌آميز مطمئن شد. اين مراحل شامل:

 

• نمايش دادن قسمت‌هاي اصلي ساخت يک پروژه

• نمايش زمان لازم براي تکميل هر کار و زمان شروع و خاتمه کار مربوطه

• تعيين و اختصاص منابع مادي و انساني که براي انجام پروژه نياز است

• مقايسه نتيجه پروژه با نتيجه‌اي که قبل از شروع پروژه طرح‌ريزي شده است که اين مقايسه بر مبناي هزينه‌هاي صرف شده براي تکميل پروژه، منابع استفاده شده و زمان صرف شده مي‌باشد.

 

حال هر يک از موارد فوق را مورد بررسي قرار مي‌دهيم تا با مفهوم آن‌ها بهتر و بيشتر آشنا شويم و در واقع نحوه‌ي کاربرد آن‌ها را در يک پروژه واقعي ولي ساده ببينيم. به عنوان مثال پروژه رنگ‌آميزي داخل آپارتمان را در نظر بگيريد.

 

1-3-1 مرحله1: قسمت‌هاي اصلي ساخت اين پروژه ساده شامل ترميم- رنگ‌آميزي- تميزکاري مي‌باشد. يکي از راه‌هاي نمايش اين اطلاعات استفاده از نمودار PERT است که به صورت زير مي‌باشد:

 

1.gif

 

 

پرت مخفف برنامه ارزيابي و تکنيک بازنگري مي‌باشد. از طريق اين نمودار مي‌توان روابط بين کارها را سازمان‌دهي و بررسي نمود و در واقع اين نمودار پيگيري مرحل پروژه را براي ما آسان‌تر مي‌کند.

 

1-3-2 مرحله 2: زمان مورد نياز جهت انجام و تکميل هر کار (وظيفه) را مدت زمان (Duration) مي‌نامند. به عنوان مثال برنامه زمان‌بندي پروژه رنگ آميزي به صورت زير است:

 

2.gif

 

 

قسمت‌هايي از پروژه که براي انجام آن‌ها زماني اختصاص داده نمي‌شود «برهه» ناميده مي‌شوند. مثل شروع و پايان در نمودار PERT مثال رنگ‌آميزي داخل آپارتمان. در واقع برهه نمايانگر نقاطي در برنامه زمانبندي پروژه مي‌باشد که در آن مرحله کاري انجام نمي‌شود. حال براي تخمين مدت زمان پروژه مي‌بايست مسيرهاي پروژه را با استفاده از نمودار پرت تعيين کرد که در اين مثال شامل مسيرهاي 1 تا 4 مي‌باشد.

اين مسيرها را مي‌توانيد با کمک نمودار پرت دنبال کنيد.

 

مسير 1: شستن- رنگ کردن- تميز کردن

مسير 2: ترميم- رنگ کردن- تميز کردن

مسير 3: نوارگذاشتن- رنگ کردن- تميز کردن

مسير 4: خريد کردن- رنگ کردن- تميز کردن

 

حال مدت زمان هر مسير را مشخص مي‌نماييم تا با استفاده از آن بتوانيم مدت زمان پروژه را تعيين نماييم.

 

مدت زمان مسير 1: شستن 3 ساعت- رنگ کردن 4 ساعت- تميز کردن 5/0 ساعت => جمع مسير 5/7ساعت

مدت زمان مسير 2: ترميم 1 ساعت- رنگ کردن 4 ساعت- تميز کردن 5/0 ساعت => جمع مسير 5/5ساعت

مدت زمان مسير 1: نوارپيچي 1ساعت- رنگ‌کردن 4 ساعت- تميزکردن 5/0 ساعت => جمع مسير 5/5 ساعت

مدت زمان مسير 1: خريد 5/0 ساعت- رنگ کردن 4 ساعت- تميز کردن 5/0 ساعت => جمع مسير 5ساعت

 

با کمک مدت زمان مسير مي‌توان مسير بحراني پروژه را مشخص کرد يعني چه مدت زمان طول مي‌کشد که پروژه پايان يابد با توجه به اين که کار به تنهايي بدون استفاده از نيروي ديگري انجام شود.

 

1-3-3 مرحله3:

 

همان‌طور که مي‌دانيد براي انجام هر پروژه نياز به يک سري منابع مي‌باشد. بهتر است قبل از شروع هر پروژه براي اين که مشکلاتي از قبيل کمبود منابع و يا تخصيص مازاد ظرفيت منبع (يعني شخصي به عنوان مثال 8 ساعت در روز کار کند ولي وظيفه‌اي به او داده شود که نياز به 16 ساعت کار داشته باشد) نشويم ليستي از منابع مورد نياز براي تکميل پروژه را نياز است تهيه نماييم. اين منابع مي‌توانند منابع انساني يا تجهيزات باشند. به عنوان مثال در پروژه رنگ‌آميزي اين منابع شامل خود شخص- همکار او- رنگ- نردبان- برس و ... مي‌باشد.

 

1-3-4 مرحله 4:

 

هنگامي که نتيجه پروژه را با نتيجه‌ي طرح شده مقايسه نماييم، اغلب اوقات خواهيم ديد که منابع و هزينه‌ي بيشتري صرف شده است که اين مقايسه اين امکان را مي‌دهد که از مشکلات اينگونه مطلع شويم و درصدد برطرف کردن آن‌ها برآييم تا باعث ايجاد مشکل بزرگتر نشود.

 

1-4 مديريت پروژه‌ها به کمک MSP

 

بهترين ابزار مديريت پروژه در جهان هرگز نمي‌تواند جايگزين قضاوت يا پنداشت مناسب شما شود. اگر چه ابزار مي‌تواند و بايد بتواند در موارد زير به شما کمک کند:

رديابي [Track] تمامي اطلاعاتي که درباره کار [Work]، طول زمان انجام کار [Duration] و منبع [Resource] جمع‌آوري نموده‌ايد.

ارايه طرح پروژه‌تان به حالت ايده‌آل و استاندارد و با ساختار تعريف شده مناسب

زمانبندي فعاليت‌ها و منابع به طور مرتب و موثر

تبادل اطلاعات پروژه با نرم‌افزارهاي Office

ارتباط با منابع و ساير سرمايه‌گذاران پروژه، زماني که شما به عنوان مدير پروژه، در جهت کنترل آن اختيار تام داريد.

مديريت بر پروژه به کمک برنامه‌اي که قدرت نمايش موفقيت شما را داشته باشد.

 

1-5 محدوده‎ها و تقسيم بندي‎هاي مديريت پروژه

 

بوسيله يک سيستم مديريت پروژه موفق بايد به سؤالات زير پاسخ دهيد:

براي رسيدن به هدف نهايي پروژه، چه فعاليت‌هايي [Track] بايد صورت پذيرد؟

اين فعاليت‌ها چگونه انجام مي‌شود؟

بهترين راه براي ارتباط بخش‌هاي مختلف پروژه با افرادي که آنرا انجام مي‌دهند چيست؟

هر فعاليت در چه زماني بايد به اتمام برسد؟

چه هزينه‌اي صرف مي‌شود؟

آيا امکان دارد بعضي از فعاليت‌ها در زمانبندي برنامه‌ريزي شده خاتمه نيابد؟

يک مدير پروژه موفق، ضمانتي بر موفقيت هر پروژه نمي‌دهد، اما يک مدير پروژه ضعيف، معمولاً تضميني براي شکست!

 

سيستم عامل و سخت‌افزارهاي مورد نياز Computer / Processor

حداقل پنتيوم 133 MHZ

Operation System

Windows 2000 يا Service Pak 3 -Sp3 يا Windows XP يا نسخه هاي بالاتر

Memory

64 MB RAM (ترجيحاً 128 MB) به انضمام 8 MB RAM

براي هر يک از برنامه‌هاي سيستم آفيس که به طور همزمان با MSP استفاده مي‌کنيد.

Hard Disk

فضاي ديسک سخت بستگي زيادي به پيکربندي سيستم شما دارد. چنانچه در مراحل نصب، نوع نصب سفارشي [Custom] را برگزينيد حجم فضاي دسيک سخت مورد نياز متغير خواهد بود.

105 MB فضاي خالي روي ديسک سخت به علاوه 70 MB در جائي که عملگر سيستم تام نصب است.

Drive

درايو CD-ROM

Display

Super VGA -800 * 600 يا بالاتر با وضعيت نمايشي 256 colors

 

لینک به دیدگاه

فصل دوم

 

عوامل مورد نياز براي شروع به کار با MSP

Computer / Processor

 

حداقل پنتيوم 133 MHZ

Operation System

Windows 2000 يا Service Pak 3 -Sp3 يا Windows XP يا نسخه هاي بالاتر

 

Memory

 

64 MB RAM (ترجيحاً 128 MB) به انضمام 8 MB RAM

براي هر يک از برنامه‌هاي سيستم آفيس که به طور همزمان با MSP استفاده مي‌کنيد.

 

Hard Disk

 

فضاي ديسک سخت بستگي زيادي به پيکربندي سيستم شما دارد. چنانچه در مراحل نصب، نوع نصب سفارشي [Custom] را برگزينيد حجم فضاي دسيک سخت مورد نياز متغير خواهد بود.

105 MB فضاي خالي روي ديسک سخت به علاوه 70 MB در جائي که عملگر سيستم تام نصب است.

 

Drive درايو CD-ROM

 

Display

 

Super VGA -800 * 600 يا بالاتر با وضعيت نمايشي 256

colors

 

چگونگي شروع کار با MSP از ميز کار ويندوز روي دکمه Start کليک کنيد. 2. از منوي Start، روي All Program (در Windows XP) يا Programs (نسخه هاي ديگر Windows) کليک نموده و سپس روي Microsoft Office رفته و Microsoft Project را کليک کنيد.

 

1.gif

 

2-2 بررسي Task Pane

 

نوار وظيفه Getting Started در MSP بسيار شبيه نوار ها ي وظيفه اي است که ممکن است تحت عنوان Task Pane در نرم‌افزار هاي Office XP ديده باشيد. در اين نوار، به فهرست فايل هايي که تاکنون باز شده اند و همچنين فايل هاي الگوي Template و فايل جديد دسترسي داريد. علاوه بر آن، در MSP 2003 در کنار نوار وظيفه، نوار راهنماي پروژه يا Project Guide را مشاهده مي کنيد.

 

2.gif

 

2-3 آشنايي با Help Online با استفاده از کادر Type A Question مي توانيد از Help Online آن جهت يافتن سريع پاسخ سوالاتتان استفاده نمائيد. کافيست پس از تايپ سوال، کليد Enter را فشار دهيد. اين کادر جايگزين ((دستيار کمکي)) يا به عبارتي Office Assistant شده است. چنانچه به اينترنت متصل باشيد، آخرين مطلب مربوط به سوال شما از سايت مايکروسافت در اختيارتان قرار مي گيرد، در غير اينصورت از راهنماي Help برنامه به پاسخ خود مي رسيد.

 

3.gif

 

2-4 بررسي نماها View فضاهاي کاري در MSP ، نما - View ناميده مي شود.MSP داراي نماهاي زيادي است. اما معمولاً در يک لحظه، شما با يک نما (و گاهي دو نما) کار خواهيد کرد. از نماها براي ورود اطلاعات، ويرايش، تجزيه و تحليل و نمايش اطلاعات پروژه خود استفاده مي نماييد. زماني که MSP را اجرا مي کنيد، بطور پيش فرض نماي Gantt Chart آشکار مي شود.

در حالت عادي، تمرکز ديد شما در نماها، روي جزئيات فعاليت ها يا منابع است. براي مثال، نماي Gantt Chart فهرست جزئيات فعاليت ها را در يک جدول در قسمت سمت چپ صفحه نمايش داده و نمودار تصويري هر فعاليت را بصورت يک ميله در سمت راست فعاليت نشان مي دهد. نماي گانت چارت، طرح پروژه را به ساده ترين روش نشان مي دهد، خصوصاً زماني که بخواهيد آنرا براي ديگران توضيح دهيد. همچنين براي وارد کردن و بررسي جزئيات پروژه، نماي مناسبي است.

 

4.gif 5.gif

 

1- از منوي View روي گزينه Resource Sheet کليک کنيد.

نماي Resource Sheet جايگزين نماي گانت مي شود. در اين هنگام محتويات ستون Project Guide با فهرستي از کارهايي که مي توان روي منابع انجام داد تعويض مي شود:

نماي Resource Sheet جزئيات منابع را در ساختار سطري و ستوني (جدولي) نمايش مي دهد. در هر سطر يک منيع قرار مي گيرد. اينگونه نماها Sheet ناميده مي‌شود. براي فعاليت ها هم يک Sheet وجود دارد که فهرست تفضيلي فعاليت‌ها در آن قابل مشاهده است. دقت کنيد که نماي Resource Sheet چيزي راجع به فعاليت هايي که براي هر منبع تعريف شده و به ما نمي گويد. جهت ديدن انواع اطلاعات، ساير نماها را نيز ببينيد.

 

6.gif

 

لینک به دیدگاه

 

2. از منوي View گزينه Resource Usage کليک کنيد. نماي Resource Usage جايگزين نماي Resource Sheet شده و Project Guide دوباره عوض مي شود. اين نماي Usage ، فعاليت‌هاي تخصيص يافته به هر منبع را گروه‌بندي مي کند. نماي ديگر Usage ، يعني نماي Task Usage بر عکس عمل مي کند. يعني منابع تخصيص يافته به هر فعاليت را نمايش مي دهد. در اين دو نما مي توان به صورت هفتگي يا روزانه، کار تخصيص به منابع را در Timescale مشاهده نمود.

 

7.gif

 

3. از منوي View روي گزينه Task Usage کليک کنيد.

4. در قسمت سمت چپ نما، يعني بخش جدول، روي يکي از فعاليت ها کليک کنيد.

5. در نوار ابزار استاندارد، روي آيکن Go To Select Task کليک نمائيد.

در نيمه سمت راست صفحه که ميله هاي مربوط به فعاليت‌ها وجود دارد، نوار زمان‌سنج [Timescale] جابجا مي شود تا مقدار کار زمان‌بندي شده براي اين فعاليت توسط ميله مربوط به آن نمايش داده شود. نماي Usage راه آساني براي مشاهده جزئيات پروژه محسوب مي شود.

 

8.gif

 

6. از منوي View روي Calendar کليک کنيد تا نماي آن باز شود. در اين نما به صورت جدول‌بندي شده به همراه فعاليت ها را نمايش مي دهد. در هر خانه از جدول، نام فعاليتي که در آن تاريخ شروع مي شود، نمايان است. چنانچه طول مدت انجام يک فعاليت [Duration] بيشتر از يک روز باشد، چند خانه از جدول به آن فعاليت اختصاص مي يابد. يکي ديگر از نماهاي کاربردي و معروف MSP نماي Network Diagram است که با آن آشنا خواهيد شد.

 

9.gif

 

7. از منوي View روي گزينه Network Diagram کليک کنيد.

نماي آن آشکار مي شود. جهت مشاهده قسمت‌هاي مختلف نما که در تصويرتان ديده نمي شود از دکمه‌هاي متحرک Scroll کنار صفحه استفاده کنيد.

اين نما، روي ارتباط بين فعاليت ها متمرکز است. خطوط بين چند ضلعي‌ها، بيانگر ارتباط بين فعاليت هاست که از روي فلش اين خطوط، تقدم و تأخر فعاليت هاي مرتبط با هم مشخص مي گردد. با نگه داشتن ماوس روي هر شکل، جزئيات کامل آن فعاليت نمايان مي شود.

مي توانيد از دو نما در يک پنجره استفاده کنيد. مثلاً در نيمه بالايي صفحه، نماي Gantt و در نيمه پائيني، نماي ديگري را انتخاب کرده و ببينيد و مي توان در هر قسمت اطلاعات مجزايي را ديد. با توجه به اينکه نماها زمانبندي شده اند (توسط زمان‌سنج يا Timescale) يک فعاليت يا منبع را در يک نما انتخاب نمائيد و جزئيات آنرا در نماي پائيني صفحه مشاهده کنيد.

 

8. از منوي View روي گزينه More View کليک کنيد. جعبه گفتگو ي مربوطه باز مي شود. در اين پنجره، فهرست تمامي نماهاي موجود MSP قابل مشاهده و انتخاب است.

 

9. در کادر View، گزينه Task Entry را انتخاب کنيد و سپس روي دکمه Apply کليک کنيد. نماي Task Entry آشکار مي شود.

در اين نماي ترکيبي، نماي گانت در بالاي صفحه و نماي Task Form در نيمه دوم در پائين صفحه به نمايش در مي-آيد. در فرم پائيني، اطلاعات هر Task را که در نماي گانت بالاي صفحه انتخاب مي کنيد مي توانيد ببينيد و حتي اطلاعات و جزئيات مربوط به آن فعاليت را در فرم مذکور تغيير داده و يا اطلاعات جديدي در آن وارد نمائيد.

دانستن اين نکته مهم است که در تمام نماهاي مذکور، همجون تمام نماهاي MSP ، مي توانيد صورت هاي متفاوتي از يک سري جزئيات يکسان در کل طرح پروژه را مشاهده نمائيد. حتي يک پروژه ساده مي تواند جزئيات مورد نظرتان را در يک لحظه خاص مشاهده نمائيد.

 

10.gif

 

2-5 توانايي نصب و کار با محيط Ms-Project

 

2-5-1 نصب برنامه براي نصب برنامه به صورت زير عمل نماييد:

بعد از اين که CD را در درايور قرار داديد صفحه‌اي به صورت زير نمايش داده مي شود که از شما Product Key يا در واقع همان Serial Number را مي‌خواهد که شما مي‌توانيد آن را از روي Pack سي دي يا فايل‌هاي متني که در داخل خود سي دي مي‌باشد، بيابيد در صورتي که شماره ها را درست وارد نماييد دکمه Next فعال مي شود.

 

11.gif

 

در اين صورت کادري به صورت زير نمايش داده مي‌شود که در اين پنجره اطلاعات خودتان را بايد وارد نماييد.

 

12.gif

 

سپس در پنجره‌ي بعدي که ظاهر مي‎شود عبارت I Accept …. را انتخاب تا دکمه‌يNext فعال شود.

 

13.gif

 

بعد از اين مرحله نوع نصب برنامه را انتخاب و در قسمت Install To نيز مسير نصب برنامه را مشخص و بر روي دکمه Nextکليک کنيد و در پنجره بعديInstall را انتخاب کنيد تا نصب برنامه شروع شود.

 

14.gif

لینک به دیدگاه

فصل سوم

 

مديريت بر روي يك پروژه

3-1 شروع پروژه طرح هر پروژه ضرورتاً مدلي است که از روي برخي پروژه هاي واقعي پيش‌بيني کرده و مي سازيد.

آنچه که فکر مي کنيد اتفاق خواهد افتاد، يا آنچه که مي خواهيد اتفاق بيافتد (معمولاً بهتر است اين دو يکي شوند). اين مدل‌ها روي بعضي قسمت‌هاي پروژه پياده مي شوند نه روي تمام بخش هاي آن (فعاليت‌ها، منابع، زمان و احتمالاً هزينه‌هاي مربوطه).

بسته به احتياجات و اطلاعاتي که به آن دسترسي داريد طرح پروژه ممکن است با برخي از مدل‌هاي مهم پروژه هاي واقعي يکي نباشد. براي مثال بسياري از پروژه هاي بزرگ در سازمان‌هايي که قانون براي تغيير مديريت فرآيند دارند، با مشکل مواجه مي شود. پيش از وقوع تغيير اصلي و مجاز در حوزه پروژه، مي بايست ابتدا توسط افراد مدير و مسئول در پروژه ارزيابي شود. اين مسئله در پروژه مهم تلقي مي شود ولي MSP توان درک آنرا ندارد.

 

3-2 ساخت يک پروژه جديد از منوي File روي گزينه New کليک کنيد.

نوار وظيفه New Project آشکار مي شود.

 

2. از زير New روي پيوند Blank Project کليک نمائيد. MSP يک پروژه جديد ايجاد مي کند و نوار وظيفه New Project جاي خود را به نوار Task از Project Guide مي دهد.

 

1.gif

 

3-3 شروع برنامه

 

3-4 ذخيره فايل جديد براي ذخيره فايل جديد مي‌توانيد از منوي File گزينه‌ي Save يا Save As را انتخاب نماييد. در کادر مکالمه باز شده از طريق منوي کشويي که در بالا صفحه است مي‌توانيد درايو و مسير مورد نظر را بيابيد. در قسمت File Name نام فايل را تايپ کنيد (بهتر است اسامي مناسب با موضوع پروژه باشد مبهم نباشد تا در آينده مشکلي پيش نيايد). در قسمت Save As Type نوع فايل‌تان را مشخص نماييد که به طور پيش فرض Project مي‌باشد. اگر فايل را فقط خودتان مورد استفاده قرار مي‌دهيد نوع پيش فرض مناسب است اما اگر مي‌خواهيد فايل را هم خودتان و هم ساير افراد استفاده کنند نوع فرمت آن‌ها را انتخاب نماييد مثلاً گر شما از Project 2003 استفاده مي‌کنيد و دوستتان از Project 2000 استفاده مي‌کند شما بايد از ليست Save As Type نوع فرمت را Project 2000 انتخاب نماييد تا قابل استفاده براي شما و دوستتان باشد.

 

2.gif

 

3-5 قرار دادن رمز عبور براي فايل

 

اگر مي‌خواهيد پروژه را در مقابل دسترسي افراد غيرمجاز ايمن نگه داريد در کادر مکالمه‌ي Save يا Save As در هنگام ذخيره شدن پروژه بر روي دکمه‌ي Tools کليک نماييد و از منوي باز شده فرمان را برگزينيد تا کادري به صورت زير نمايش داده شود.

 

3.gif

 

در کادر شماره 1 رمز عبور مورد نظرتان را وارد نماييد و در کادر شماره 2 مجدداً رمز عبور را وارد کنيد اگر کادر 3 علامت خورده باشد فايل پروژه را فقط جهت خواندن باز مي‌کند و امکان تغيير و يا نوشتن در فايل مربوطه وجود ندارد.

 

3-6 ذخيره مجدد فايل پس از هرگونه تغييري که در پروژه انجام مي‌دهيد بايد تغييرات را ذخيره نماييد تا اين تغييرات بر روي پروژه اعمال شوند. براي اين کار از منوي File گزينه‌ي Save يا Save As را برگزينيد. معمولاً از گزينه‌يSave As براي ذخيره‌ي فايل در مسيري ديگر و تحت نامي ديگر استفاده مي‌کنند. خط مبنا يک تصوير فوري از پروژه است که مي‌توان پيشرفت واقعي پروژه را با مقايسه‌ي آن پيگيري کنيد.

 

3-7 وارد کردن مشخصات پروژه همانند ساير نرم‌افزارهاي خانواده Office ، نرم‌افزار MSP هم يکسري از مشخصه هاي هر فايل را در خود فايل نگهداري مي کند. مشخصه‌هايي [Properties] مانند آمار تعداد دفعات بازبيني هر فايل مشخصه هاي ديگر، شامل اطلاعاتي مي شود که مي خواهيد درباره پروژه خود در آن ثبت نمائيد. مانند مدير پروژه، هدف از پروژه، کليد واژه‌هاي پروژه جهت جستجوي فايل مذکور در بين فايل ها.

همچنين MSP از اين مشخصه ها در سربرگ [Header & Footer] خروجي هايتان در هنگام چاپ استفاده مي‌کند.

 

1. از منوي File روي گزينه Properties کليک کنيد. جعبه گفتگوي Properties باز مي شود.

2. روي برگه Summary کليک کنيد.

3. در کادر Subject عنوان مورد نظر خود را تايپ نمائيد.

4. در کادر Author نام مولف (به عنوان مثال نام خود)را تايپ کنيد.

5. در کادر Manager نام خود و نام مديرتان را وارد نمائيد يا اينکه آنرا خالي بگذاريد.

6. در کادر Company ، نام شرکت خود را وارد کنيد.

7. در کنار عبارت Save Preview Picture در انتهاي پنجره فوق را فعال کنيد.

8. دفعه بعدي که اين فايل در جعبه گفتگوي Open با گزينه انتخاب شده Preview آشکار مي شود.

9. روي دکمه Ok کليک کنيد تا پنجره بسته شود.

 

4.gif

 

3-8 تنظيم ساعات کاري در تقويم پروژه 1. در نوار Task روي پيوند Define General Working Times کليک کنيد.

2. روي پيوند Save And Go To Step2 کليک کنيد.

دومين نوار آشکار مي شود. در اين نوار، گزينه هاي لازم براي تغيير ساعات هاي کاري تقويم در روز خاصي از هر هفته بيان مي شود.

3. در انتها روي پيوند Save And Finish کليک نمائيد.

 

5.gif 6.gif

 

3-9 تغيير روزهاي کاري 1. در نوار Task روي پيوند Define General Working Times کليک کنيد. نوار Project Working Times آشکار مي شود.

2. در کادر Select A Calendar Template روي فلش کليک کنيد.

فهرستي آشکار مي شود که شامل سه تقويم پايه [base Calendars] مايکروسافت پروجکت است.

 

اين سه تقويم شامل:

 

• Standard: روزهاي کاري عادي در تقويم ميلادي، شامل دوشنبه تا جمعه از ساعت 8 صبح تا 5 عصر با يک ساعت استراحت است.

• 24 Hourse: ساعات غير کاري در تقويم 24 ساعته وجود ندارد.

• Night Shift : يک شيفت کاري شبانه را از دوشنبه شب تا صبح شنبه از ساعت 11 شب تا 8 صبح با يک ساعت استراحت در نظر مي گيرد.

 

تنها يکي از تقويم هاي پايه به عنوان تقويم پروژه ارائه مي شود.

 

7.gif

 

3-10 تغيير ساعات کاري 1. از منوي Tools ، روي گزينه Change Working Time کليک نماييد.

2. در کادر For ، نام منبعي که مي خواهيد ساعات کاري اش را تغيير دهيد، انتخاب نماييد.

3. در تقويم زير ناحيه Select Date ، محدوده تاريخ يا روزهاي هفته اي که مدنظرتان است را انتخاب نماييد.

4. از ناحيه Set Selected Date گزينه‎هايي که مي خواهيد را انتخاب کنيد.

 

8.gif

 

3-11 تعيين تاريخ شروع پروژه 1. در نوار Task روي پيوند Set a date to schedule from کليک کنيد.

نوار Set a date to schedule from آشکار مي شود. 2. در نوار بعدي که باز مي شود در کادر Date روي فلش کليک کنيد.

يک تقويم ماهانه کوچک آشکار مي شود. به طور پيش فرض، MSP تاريخ جاري همين روز را به عنوان تاريخ شروع پروژه در نظر مي گيرد.

3. روي فلش هاي چپ و راست تقويم کليک کنيد تا ماه و سال مورد نظر خود را بيابيد.

4. روي روز مورد نظر در آن ماه کليک کنيد.

5. در انتهاي نوار مربوطه روي پيوند Done کليک کنيد.

 

9.gif

 

3-12 تنظيمات پيش فرض MSP براي تقويم پروژه ساعاتي را که MSP مي تواند براي فعاليت ها و منابع زمانبندي کاري بکند، به رنگ آبي و ساعت‎هاي تعطيل به رنگ زرد است، در تنظيمات پايه تقويم پروژه. روزهاي تعطيل يا غيرکاري به رنگ خاکستري در مي آيد و يک خط در زير عدد مربوط به روز آن تاريخ اضافه مي‎شود.

تنظيمات ساعات کاري براي تقريم مبناي استاندارد يا Standard base calendar است (اين تقويم استاندارد داراي 8 ساعت کاري روزانه از 8 صبح تا 5 عصر و يک ساعت استراحت که شنبه و يکشنبه آن نيز تعطيل است).

 

3-13 توانايي وارد کردن فعاليت‎ها و پيکربندي پروژه 3-13-1 وارد کردن فعاليت‎ها بعد از مشخص نمودن تاريخ شروع و خاتمه‎ي پروژه، بايد به دقت وظايف پروژه را تعريف نمود و برنامه‎ي زمان‎بندي را انجام داد. در اين مرحله بايد ليستي از وظايفي که بايد انجام شود، را تهيه کرد. حال براي درک بهتر اين مسئله پروژه‎ي انتشار کتاب را در نظر بگيريد و کار را با ما دنبال نماييد.

با اندکي تامل ممکن است گفته شود اين پروژه شامل سه نوع وظيفه است: 1- نوشتن کتاب 2- چاپ کتاب 3- فروش کتاب.

اما همان‎طور که مي‎دانيد هر يک از اين وظايف از يک سري زير وظايف تشکيل شده‎اند مثلاً:

 

1- نوشتن کتاب

الف- تحقيق براي جمع‎آوري محتواي کتاب

ب- ايجاد فهرست عناوين

ج- پيش‎نويس

د- تصحيح پيش‎نويس

2- چاپ کتاب

الف- فراهم نمودن کتاب براي چاپ

ب- چاپ کتاب

3- فروش کتاب

الف- توزيع کتاب به کتاب فروشي‎ها

ب- توزيع کتاب به افراد علاقمند

 

بنابراين جهت استفاده از نرم‎افزار Microsoft Project 2003 جهت کنترل برنامه زمان‎بندي پروژه، ثبت ليست وظايف (To Do List) لازم است حال با هم نحوه‎ي وارد کردن اين وظايف و پيکربندي پروژه‎ي فوق را دنبال مي‎کنيم.

براي وارد کردن وظايف کافي است بر روي اولين رديف خالي از ستون Task Name کليک کنيد و سپس شرح وظيفه را تايپ کنيد. براي عريض‎تر کردن ستون Task Name جهت فضاي بيشتر براي توضيحات مي‎توانيد لبه‎ي راست ستون مربوطه را بکشيد و يا مي‎توانيد لبه‎ي راست Task Name را دوبار کليک کنيد تا ستون فوق متناسب با طولاني‎ترين سطر توضيحات گردد.

با زدن کليد Tab مي‎توانيد به ستون بعدي يعني Duration وارد شويد. در اين ستون مدت زماني که براي اين وظيفه تخمين زده‎ايد را وارد مي‎نماييد که در ابتدا 1d يا 1day (يک روز) است که مي‎توانيد اين مدت زمان را تغيير دهيد با زدن فلش‎هاي بالا و پايين مي‎توان بر اين زمان بيفزاييد و يا از آن بکاهيد و حتي امکان استفاده از مقياس‎هاي زماني ديگر نيز مي‎باشد که در جدول زير ليستي از اين مقياس‎هاي زماني به صورت مختصر آمده است که شما مي‎توانيد در هنگام وارد کردن مدت زمان از آن‎ها استفاده نماييد.

 

دقايق----m

ساعات ----h

روزها----d

روزهاي صرف شده -----ed

هفته‎ها---- w

ماه‎ها----mon

 

در صورتي که بر روي ستون مربوطه دابل کليک نماييد کادري به صورت زير باز مي‎شود:

 

10.gif

 

که در برگه General مي‎توانيد در کادر Duration مدت زمان را وارد نماييد.

در صورتي که فضاي کافي براي ستونDuration وجود داشته باشدProject نام کامل مقياس زماني را در ستون مربوطه قرار مي‎دهد يعني به جاي d ، dayرا قرار مي‎دهد.0 مي‎توانيد قسمت Task Informationرا وسيع‎تر کنيد. براي اين کار کافي است ميله‎اي که اين بخش را از بخش نمودار جدا مي‎کند را بکشيد تا اين قسمت وسيع‎تر شود. شکل زير محيط Project را بعد از عمل فوق نشان مي دهد.

 

11.gif

 

لینک به دیدگاه

حال ساير وظايف را نيز در قسمت Task Information وارد نماييد. (وظايف پروژه انتشار کتاب) در صورتي که پروژه پيچيده و بزرگ باشد، در برخي شرايط لازم است که وظايف را گروه‎بندي و تحت يک وظيفه خلاصه در آوريم. براي اين کار کافي است بر روي وظيفه‎اي که مي‎خواهيد به صورت وظيفه خلاصه در آيد کليک نماييد و دکمه‎ي Out dent در نوار ابزار Formatting را کليک نماييد. نکته‎اي که بايد در اين جا بيان نمود اين است که وارد نمودن مدت زمان براي وظايف خلاصه لازم نيست خود Project مدت زمان را بر اساس مسير بحراني وظايف فرعي تعيين مي‎کند. نکته‎ي ديگر اينکه وقتي وظيفه‎اي جديد را اضافه مي‎کنيد (از طريق منوي Insert فرمان New Task) اين وظيفه در همان سطحي که وظايف قبلي هستند، اضافه مي‎شود. بدين معنا که اگر وظيفه‎ي قبلي خود زيروظيفه است. اين وظيفه‎ي جديد نيز به صورت زيروظيفه در مي‎آيد که بايد توسط دکمه‎ي Out dent در نوار ابزار آن را به صورت وظيفه خلاصه در آورد. در صورتي که بخواهيد وظيفه اي به صورت زيروظيفه درآيد بايد دکمه‎ي Indent در نوار ابزار را کليک نماييد.

 

12.gif

 

3-13-2 فازبندي فعاليت‎ها

 

مرتبط کردن فعاليت ها توسط فازبندي، به سازماندهي گروهي فعاليت ها کمک مي کند. بطوريکه با ديدن فازهاي پروژه، هر شخص ثالثي مي تواند گام‎هاي اصلي پروژه را بدون پرداختن به جزئيات، مشاهده نمايد. به عنوان نمونه، فازهاي عمده پروژه توليد فيلم با ويدئو را مي توان به صورت: توليد آزمايشي، توليد انبوه و توزيع محصول ايجاد کرد. با ايجاد فرورفتگي‎ها و برآمدگي‎ها در فهرست فعاليت ها، مي توانيد فازهاي پروژه را ايجاد کنيد. کار کردن با فازها در MSP شبيه Outline‎ها در Word است. در MSP فازها را به اسم Summary Task يا فعاليت هاي مادر مي شناسيم. هر چند يک Summary Task شامل چندين Subtask يا فعاليت هاي زيرگروه است. اما در Duration ، تاريخ شروع و ساير مقادير آن نمي توان دست برد، چرا که اين اطلاعات در Summary Task ها، از مجموع مقادير اختصاص داده شده به فعاليت هاي زير گروه خود را ايجاد شده اند. Summary Task ها در رسيدن به اطلاعاتي در مورد فازهاي عمده کاري پروژه مفيدند.

 

3-14تعريف ساختار کدهاي WBS استفاده از سيستم ساختار تقسيم کار (WORK BREAKDOWN STRUCTURE) يا WBS به فهرست نمودن پروژه هاي پيچيده کمک مي کند. شماره کد گذاري WBS وظائف بر طبق موقعيت آن ها در طرح انجام مي گيرد. به طور مثال تگر چشم انداز حياط در پروژه مدنظر مي باشد وظائف مورد نظر چنين است:

 

1- بريدن درخت‎ها

2- بيرون آوردن ريشه ها

3- جمع کردن تکه ها

4- برداشتن خاک نامرغوب

5- نصب سيستم آبياري زيرزميني

6- ريختن ماسه ها

7- چمن کاري

8- مشجر کردن تپه ها

 

کد WBS براي اولين وظيفه فقط (1) است، اگر وظيفه مزبور شامل زير وظائف ذيل باشد:

 

1- کسب مجوز براي بريدن درخت

2- بريدن درخت‎ها

3- جمع کردن درخت‎ها

4- جمع کردن بيشه ها

 

وظائف فوق به ترتيب داراي کدهاي 1.1، 1.2، 1.3، 1.4 مي باشند و اگر اولين وظائف مزبور شامل زير وظائفي به صورت ذيل باشد:

 

1- رفتن به شهر جهت گرفتن اطلاعات و فرم

2- طرح نقشه

3- پر کردن فرم

4- نوشتن چک

 

وظائف وزبور به ترتيب داراي کدهاي WBS ،1.1.1، 1.1.2، 1.1.3 مي باشند. 3-15 روابط پيش نيازي بين فعاليت‎ها در هر پروژه، فعاليت هايي وجود دارد که تا انجام نشوند، يکسري فعاليت‎هاي ديگر انجام شدني نخواهند بود. چهار نوع ارتباط بين فعاليت ها مي توان برقرار کرد:

 

13.gif

 

در نماهاي Gantt Chart و Network Diagram پيوند بين فعاليت ها، با خطوط فلش داري که آنها را به هم متصل مي-کند، مشخص مي‎شود.

 

3-16 محدوديت‎ها در برآورد Duration هر فعاليت، به دو قانون عمومي توجه کنيد:

 

• Duration کل پروژه، اغلب به Duration فعاليت ها وابسته است، پروژه هاي طولاني برخلاف پروژه هاي کوتاه مدت، تمايل به داشتن فعاليت هاي بلند مدت دارند.

• چنانچه پس از چندي طرح پروژه را پيگيري کنيد، مي بايست در مورد سطحي از جزئيات که مي خواهيد در فعاليت هاي پروژه تان نمود پيدا کند، تحقيق کنيد.

 

به عنوان نمونه چنانچه پروژه اي چند ساله داريد، در عمل، امکان سنجش و پيگيري فعاليت هايي که در چند دقيقه يا ساعت اندازه گيري مي شود، وجود ندارد. عموماً بايد Duration فعاليت را در پائين ترين سطح از جزئيات، اندازه گيري کنيد و دقت خود را کنترل کنيد، اما نه کمتر.

براي پروژه هاي واقعي اغلب مي بايست Duration فعاليت ها را برآورد کرد. براي اين کار اين موارد مهم را در نظر بگيريد:

 

• اطلاعات تاريخي از پروژه هاي مشابه که پيش از اين انجام يافته اند.

• از افرادي که روي انجام فعاليت ها کار مي کردند، کمک بگيريد.

• با افرادي که روي پروژه هاي مشابه، مديريت مي کنند، مشورت کنيد.

• سازمان هاي حرفه اي يا صنعتي مرتبط با پروژه شما مانند شما هستند.

 

جهت ترکيب پروژه ها، احتمالاً تلفيقي از موارد بالا، براي تخمين Duration فعاليت ها به کارتان بيايد. اما Duration نادرست فعاليت ها يک مشکل اصلي از خطا (Risk) در هر پروژه است. برآورد صحيح بهتر از تلاش بي فايده روي فعاليت است.

 

3-17 افزودن يادداشت به فعاليت‎ها مي توان اطلاعات مربوط به يک فعاليت را در يک برگه Note ذخيره کرد. اطلاعاتي مثل توصيف جزئيات مربوط به يک فعاليت، اين اطلاعات در يک فايل MSP ذخيره خواهد شد و قابل چاپ گرفتن هم مي باشد. سه نوع يادداشت وجود دارد: يادداشت مربوط به فعاليت ها، يادداشت مربوط به منابع و يادداشت مربوط به کارهاي محوله. اين يادداشت ها را در برگه Note در جعبه گفتگوي Task Information وارد مي کنيد. (اين جعبه گفتگو از نوار ابزار و منو هاي MSP قابل دسترس است). اين نوشته ها در MSP با ساختار Text ذخيره مي شود. حتي مي توان در اين يادداشت‎ها يک تصوير اضافه نمود و يا پيوندي به ساير فايل ها در آن قرار داد.

 

1. در نوار Task روي پيوند Link To or Attach More Task Information کليک نمائيد. نوار Add Information آشکار مي شود.

2. نام فعاليت مورد نظر خود را انتخاب نمائيد.

3. در نوار مذکور روي پيوند Add A Note کليک نمائيد. جعبه گفتگوي Task Information روي برگه Notes باز مي شود.

4. در کادر Notes عبارت مورد نظر خود را تايپ کرده و Ok کنيد.

5. اشاره‎گر ماوس را روي آيکون ظاهر شده در کنار فعاليت ببريد.

يادداشت شما در يک ((صفحه نکته)) يا Screen Tip نمايان مي شود.

 

14.gif 15.gif 3-18 کنترل طول مدت طرح پروژه در اين مرحله از کار شايد بخواهيد بدانيد که طول مدت انجام پروژه چقدر است. شما مستقيماً نمي توانستيد کل Duration پروژه يا تاريخ خاتمه آن را وارد کنيد. اما MSP اين مقادير را بر مبناي Duration فعاليت ها و ارتباط بين آنها محاسبه نموه است. ساده ترين راه جهت مشاهده اين آمار، ورود به جعبه گفتگوي Project Information است.

 

1. از منوي Project روي گزينه Project Information کليک نمائيد.

جعبه گفتگوي Project Information باز مي شود.

تاريخ خاتمه پروژه نمايان مي شود.

در اين پنجره قادر به ويرايش اين تاريخ نيستيد. اما اين بر مبناي تاريخ شروعي که پيش از اين براي پروژه تان وارد کرده بوديد، محاسبه شده است. MSP بر مبناي مجموع روزهاي کاري که براي انجام فعاليت ها لازم است، محاسبات خود را از روز اول پروژه آغاز مي کند تا به تاريخ خاتمه برسد.

جهت بررسي اطلاعات مربوط به Duration :

2. روي دکمه Statistics کليک کنيد. جعبه گفتگوي Statistics آشکار مي شود.

هنوز نيازي به پرداختن به تمام اين اطلاعات نداريد، اما تاريخ خاتمه جاري Current Finish Date و Duration جاري دو نکته مهم اند.Duration ، مجموع روزهاي کاري در تقويم پروژه است که بين تاريخ شروع و خاتمه پروژه نهفته شده است.

اين اعداد را مي توان در Gantt Chart به روز کرد.

3. روي دکمه Close کليک کنيد تا جعبه مزبور بسته شود.

 

16.gif

 

3-19 تماشاي مسير بحراني پروژه ((مسير بحراني)) گروهي از فعاليت هاست که در صورت عقب افتادن کارشان، در تاريخ خاتمه پروژه تاثير گذارند.

کلمه بحراني باعث انجام کاري نمي شود بلکه تنها، اهميت فعاليت هاي مزبور را در سراسر پروژه بيان مي کند. مسير بحراني، چگونگي تأثير زمانبندي فعاليت هايش را روي تاريخ پايان پروژه اعلان مي دارد. زيرا تاريخ خاتمه پروژه، در بيشتر پروژه ها از اهميت خاص برخوردار است. چنانچه بخواهيد جهت کاستن از طول مدت زمان انجام پروژه Duration فعاليت ها را کوتاه مي کند، مي بايست اين کار را روي فعاليت هاي مسير بحراني انجام دهيد.

در طول عمر يک پروژه، با پايان يافتن برخي از فعاليت ها و جلو يا عقب افتادن از زمانبندي، ممکن است مسير بحراني تغيير کند. تغييرات زمانبندي که از تخصيص منابع به فعاليت ها حاصل مي شود هم مي تواند مسير بحراني را عوض کند. پس از اينکه فعاليتي که روي مسير بحراني است بطور 100 درصد تکميل شد، از مسير بحراني خارج مي شود، زيرا ديگر در تاريخ خاتمه پروژه تأثيرگذار نيست.

رمز شناسايي مسير بحراني، شناختن رکودها يا کم کاري ها (Slack) است که همان شناوري است. دو نوع شناوري وجود دارد: شناوري آزاد، شناوري کل.

شناوري آزاد: مقدار زماني است که يک فعاليت مي تواند درنگ کند پيش از اينکه موجب تأخير فعاليت ديگري شود.

شناوري کل: : مقدار زماني است که يک فعاليت مي تواند درنگ کند پيش از اينکه موجب تاخير در تاريخ خاتمه پروژه شود.

چنانچه ((شناوري کل)) يک فعاليت کمتر از مقدار مشخصي باشد (معمولاً صفر) آن فعاليت روي مسير بحراني است.

در مقايسه، شناوري داشتن فعاليت هاي غير بحراني، به اين معني است که مي توانند زودتر يا ديرتر از زمان شناوري خود شروع شده يا تمام شوند، بدون اينکه در تاريخ خاتمه پروژه تأثيرگذار باشند.

يکي از راه هاي مشاهده مسير بحراني استفاده از نماي Detail Gantt است:

 

1. از منوي View روي گزينه More Views کليک کنيد.

2. در جعبه گفتگوي More Views عنوان Detail Gantt را انتخاب کرده و سپس دکمه Apply را فشار دهيد. پروژه در نماي Detail Gantt را انتخاب کرده و سپس دکمه Apply را فشار دهيد. پروژه در نماي Detail Gantt آشکار مي شود.

3. از منوي Edit ، روي Go To کليک کنيد (کليد Ctrl+G هم همين کار را مي کند).

4. در کادر ID به عنوان مثال عدد 13 را تايپ کرده و کليد Enter را فشار دهيد.

MSP فعاليت 13 را ظاهر مي کند.

در نماي Detail Gantt اختلاف بين فعاليت هاي مسير بحراني و غير بحراني تشخيص داده مي شود. فعاليت هاي مسير بحراني داراري ميله هاي قرمز رنگ و غير بحراني ها داراي ميله هاي آبي رنگ هستند. در اين نما، فعاليت هاي داراي شناور آزاد را هم مي توانيد ببينيد. ميله آبي بيانگر Duration فعاليت ها است. خط نازک سبز آبي، و شماره هاي مقابل آن (در صورت وجود) بيانگر شناوري آزاد آن فعاليت است.

در کار با مسير بحراني به موارد زير توجه کنيد:

• چنانچه شناوري يک فعاليت صفر باشد، MSP بصورت پيش گزيده، آنرا بحراني مي کند. به اين ترتيب مي‎توان مقدار شناوري لازم براي يک فعاليت را طوري تغيير داد تا بحراني شود. براي اين کار، از منوي Tools روي گزينه Option کليک کنيد و در جعبه گفتگوي Option برگه Calculation را انتخاب کنيد. در کادر Tasks Are Critical If Slack Is Less Than Or Equal To تعداد روز مورد نظر را وارد کنيد.

• MSP بشکل يکريز مسير بحراني را محاسبه مي کند. حتي اگر شما از آن نخواهيد.

• در بخش نمودار نماي Detail Gantt شناوري آزاد ارائه مي شود و مي توانيد مقادير آزاد و کل را در جدول زمانبندي شده ببينيد. اين جدول را مي توانيد به هر نماي Gantt يا Task Sheet اعمال کنيد.

 

17.gif

لینک به دیدگاه

تنظيم جزئيات منبع و تخصيص‎ها

5-1 پيدا کردن منابع پروژه به زمان‎هاي قابل دسترس يکي از مقاديري که MSP براي هر منبع کاري در نظر مي گيرد، مقدار ((حداکثر سقف در دسترس)) منبع با همان Max.Units است. در واقع بيشترين تواني است که منبع مي تواند جهت تکميل فعاليت ها داشته باشد. تنظيم‎هاي ساعت کاري منبع (ثبت شده در تقويم هاي ويژه منابع) تعيين‎کننده کاري است که منبع مي تواند در زمانبندي خود انجام دهد. با اين وجود، توان کاري منابع (با Units اندازه‎گيري مي شود و بيشترين مقدار آن Max.unit است) تعيين‎کننده دامنه‎اي است که منبع بدون تداخل مي تواند در آن کار انجام دهد.

هر منبع در زمان هاي متفاوت مي تواند چندين Max.Unit داشته باشد. تنظيم ساعت در دسترس بودن منبع در طول مدت مدت پروژه، شما را قادر مي سازد تا مقدار دقيق Max.Unit منبع را در هر زمان کنترل کنيد. براي نمونه، ممکن است در 8 هفته اول، دو نفر برقکار در دسترس داشته باشيد، در 9 هفته بعد از آن نيز 3 نفر و در مابقي زمان پروژه 2 نفر در دسترس داشته باشيد. در دسترس بودن منبع در طول زمان را در قسمت Resource Availability از برگه General در جعبه گفتگوي Resource Info وارد مي کنيد.

 

براي اين عمل:

 

1. در ستون Resource Name نام منبع مورد نظر خود را وارد کنيد.

2. از نوار ابزار استاندارد ، روي آيکن Resource Information کليک کنيد.

3. برگه General آنرا باز کنيد.

4. در زير قسمت Resource Availability در اولين ستون از ستون Available From ، NA قرار گرفته که به آن دست نمي زنيد.

5. در ستون Available To ،ت اريخ (پايان عمليات) مورد نظر خود را براي انجام فعاليت وارد کنيد و اين کار را مي-توانيد در سلول هاي زيرين اين ستون هم براي منابع ديگر تکرار کنيد.

6. در دومين سلول از ستون Available From ، تاريخ مبدأ (شروع) عمليات براي منبع مورد نظر خود را وارد کنيد.

7. در ستون Units مقدار مورد نظر خود را وارد کنيد. دکمه Ok را کليک کنيد تا جعبه گفتگوي Resource Info بسته شود.

 

1.gif 2.gif

 

5-2 ایجاد تأخير در شروع کار تخصيص‎ها

چنانچه بيشتر از يک منبع به يک فعاليت اختصاص داده باشيد، ممکن است نخواهيد همه آنها کارشان را روي آن فعاليت در يک زمان آغاز کنند. مي توانيد شروع کار روي يک يا بيشتر از يک منبع تخصيص يافته بر يک فعاليت را به تأخير اندازيد.

براي نمونه، فرض کنيد فعاليتي چهار منبع کاري داشته باشد سه نفر از آنها در ابتدا کارشان را روي فعاليت آغاز مي-کنند و نفر چهارم که جهت بازبيني کيفيت کار تعيين شده است، پس از ساير منابع کارش را شروع مي کند.

 

1. از منوي View روي Task Usage کليک کنيد. نماي Task Usage آشکار مي شود. در اين نما، منبع تخصيص يافته به هر فعاليت، در زير آن فهرست شده است.

 

2. از منوي Edit روي Go To کليک کنيد، و عدد مربوط به شماره سطر فعاليت مورد نظر خود را وارد کنيد و سپس آنرا Ok کنيد.

 

MSP فعاليت مورد نظر شما را مشخص مي کند.

مي توانيد تعداد منابع اختصاص داده شده به اين فعاليت را مشاهده کنيد و شروع کار هر يک از منابع را به تأخير اندازيد براي انجام اين عمل:

 

3. در ستون Task Name مربوط به فعاليتي که انتخاب کرده ايد، نام منبع مورد نظر خود را انتخاب نمائيد.

 

4. از نوار ابزار استاندارد، روي آيکن Assignment Information کليک کنيد. جعبه گفتگوي Assignment Info آشکار مي شود.

 

5. روي برگه General کليک کنيد.

 

6. در کادر Start تاريخ مورد نظر خود، (براي تأخير در اجراي عمليات اين منبع) را درج و سپس روي دکمه Ok در جعبه گفتگوي Assignment Information کليک کنيد تا بسته شود.

 

3.gif

 

1-1 5-3 اعمال هم‎ريختي روي تخصيص‎ها

 

در نماهاي Resource usage و Task Usage مي توانيد نحوه توزيع زمانبندي کار منبع روي فعاليت ها را ببينيد. علاوه بر اين مي توانيد در همين نماها جزئياتي از قبيل مقدار ساعت کار هر منبع روي هر فعاليت را تغيير دهيد. براي اين کار 2 راه داريد:

 

• اعمال يک Contour از پيش تعريف شده براي هر تخصيصي. Contour‎هاي از پيش تعريف شده، معمولاً چگونگي توزيع شدن کار در کل زمان انجام آنرا مطابق با الگوهاي گرافيکي توصيف مي کنند. به عنوان نمونه، Contour از پيش تعريف شده زنگوله اي، در ابتدا و انتهاي تخصيص، کار کمتري را مي طلبد و با نزديک شدن به ميانه بازه زماني، حجم کار افزايش مي يابد. چنانچه زمان انجام کار را در روزهاي مختلف به ترتيب بنويسيد شکل آن شبيه به يک زنگوله خواهد شد.

• ويرايش مستقيم جزئيات تخصص. براي نمونه در نماهاي Resource Usage يا Task Usage قادريد به صورت مستقيم، مقادير تخصيص را در بخش Timescale تغيير دهيد.

 

بکار بردن هر يک از اين دو روش بستگي به نياز شما در به پايان رساندن کار دارد. در صورتي که الگوي کاري منبع شبيه يکي از الگوهاي از پيش تعريف شده MSP است، بهتر است از آنها استفاده کنيد. فعاليتي که در زمان تعيين شده به صورت شيب دار (رو به بالا) توسط منبع مشخصي به پايان مي رسد، بهتر است الگوي Back-Loaded روي آن اعمال شود. براي مثال با اين Contour احتمال دارد که اين منبع با نزديک شدن به پايان تخصيص، توليد بيشتري داشته باشد.

 

جهت انجام اين عمل:

1. از منوي Edit روي Go To کليک کنيد و در کادر ID شماره سطر فعاليت مورد نظر خود را وارد کنيد. به عنوان مثال اگر اين فعاليت داراي 3 منبع باشد که به صورت يکسان 8 ساعت در روز، روي اين فعاليت کار مي کنند، اين تخصيص ها داراي يک هم‎ريختي از نوع Flat هستند. اين نوع هم‎ريختي به طور پيش گزيده در زمانبندي کار MSP بکار برده مي شود.

مي خواهيم نحوه تخصيص يکي از منابع موجود در اين فعاليت را بگونه اي تغيير دهيم که در ابتدا کار کمي برايش در نظر گرفته شود و با پيشرفت فعاليت، ساعت کارش افزايش يابد، طوري که ساير منابع کاري اين فعاليت بشکل تمام وقت کارشان را ادامه دهند، او بايد پس از اتمام کار ساير منابع، به کارش ادامه دهد. براي رسيدن به اين منظور يک نوع هم‎ريختي نوع Back-Load روي اين تخصيص، اعمال مي کنيم.

2. در ستون Task Name ، نام منبع مورد نظر، فعاليت را انتخاب مي کنيم.

3. از نوار ابزار استاندارد روي آيکون Assignment Information کليک کنيد. جعبه گفتگوي Assignment Info آشکار مي شود.

4. روي برگه General کليک کنيد.

5. از کادر Work Contour ، گزينه Back Loaded را انتخاب و سپس دکمه Ok را کليک کنيد تا جعبه گفتگوي فوق بسته شود.

 

MSP ، همريختي نوع Back Loaded را روي اين منبع تخصيص يافته اعمال و کارش روي فعاليت را از نو زمانبندي مي نمايد.

همجنين يک نماد Contour در کنار منبع قرار مي گيرد که نشان دهنده نوع هم‎ريختي اعمال شده است.

 

4.gif

 

لینک به دیدگاه

1-2 5-4 اعمال نرخ‎هاي هزينه‎اي متفاوت براي تخصيص‎ها

براي هر منبعي مي توان پنج نرخ پرداخت دستمزد را تعريف کرد. اين کار، شما را قادر مي سازد تا نرخ هاي پرداخت متفاوتي را براي تخصيصي هاي مختلفي که منبع در آن کار مي کند، اعمال کنيد. مثلاً بسته به مهارت‎هاي لازم براي کار در هر فعاليت. MSP بصورت پيش گزيده نرخ جدول A را براي هر تخصيصس بکار مي برد، اما مي‎توانيد جدول‎هاي B,C,D,E را با نرخ هاي متفاوتي که قبلاً مشخص مي کنيد، در اين تخصيص به کار بريد.

 

 

جهت تغيير جدول نرخ پرداخت:

 

1. ابتدا از منوي View فرمان Task Usage را برگزينيد.

2. سپس از منوي Edit روي Go To کليک کنيد و عدد مربوط به شماره سطر مورد نظر خود را وارد نماييد و سپس Ok را کليک کنيد. MSP نماي Task Usage را حرکت مي دهد تا فعاليت مورد نظر شما نمايان شود.

3. از منوي View روي Table کليک و از زير منوي باز شده گزينه Cost را انتخاب کنيد. MSP، جدول Cost را آشکار مي سازد.

4. روي رديف مربوط به منبع مورد نظر خود کليک کنيد.

5. قسمت جدول نماي Task Usage (بخش سمت چپ) را جا به جا کنيد تا ستون Total Cost نمايان شود.

6. از نوار ابزار استاندارد روي آيکون Assignment Information کليک کنيد. جعبه گفتگوي Assignment Info آشکار مي شود.

7. روي برگه General کليک کنيد.

8. در کادر Cost rate Table ، حرف B را تايپ يا انتخاب کنيد و آنرا Ok کنيد تا پنجره Assign Info بسته شود.

 

5.gif

 

1-3 5-5 وارد کردن نرخ پرداخت (Pay Rate) متفاوت براي يک منبع

برخي از منابع کاري ممکن است در فعاليت هاي مختلف با نرخ متفاوتي کار کنند. براي نمونه، در پروژه فيلم کوتاه، ممکن است گريمور بتواند کار يک عکاس را انجام دهد. بدليل تفاوت نرخ پرداخت گريمور و عکاس، مي‎توانيد دو مقدار متفاوت را در جدول Cost Rate اين منبع وارد کنيد. سپس بعد از تخصيص منبع به فعاليت ها، نوع پرداخت را در هر فعاليت به طور مجزا اعمال کنيد. هر منبع حداکثر 5 نوع نرخ پرداخت مي تواند داشته باشد.

 

جهت انجام اين عمل:

1. از منوي View روي Resource Sheet کليک کنيد. نماي Resource Sheet جايگزين نماي گانت چارت مي شود.

2. در نماي فوق، روي نام منبع مورد نظر خود کليک کنيد.

3. از نوار ابزار استاندار روي دکمه Resource Information کليک کنيد. جعبه گفتگوي Resource Information باز مي شود.

4. روي برگه Costs کليک کنيد.

5. در بخش Cost rate Table اين جعبه گفتگو، روي برگه B کليک کنيد.

6. عدد پيش گزيده $0.00/h را در اولين خانه ستون Standard.Rate انتخاب کنيد و سپس مقدار مورد نظر خود (به عنوان مثال 14/h) را بجاي آن تايپ کنيد.

7. در همان رديف، در فيلد Overtime field (مبناي اضافه کاري) عدد مورد نظر خود (به عنوان مثال 21/h) را تايپ کرده و سپس کليد Enter را فشار دهيد.

8. روي دکمه Ok کليک کنيد تا جعبه گفتگوي مزبور بسته شود.

 

6.gif

 

1-4 5-6 تنظيم نرخ پرداخت جهت اعمال در زمان‎هاي مختلف

منابع مي توانند نرخ هاي پرداخت عادي (استاندارد) و اضافه کاري را هم زمان داشته باشند. بصورت پيش گزيده MSP از اين نرخ ها در طول مدت پروژه استفاده مي کند. با اين وجود مي توانيد نرخ هاي پرداخت منابع را در تاريخ مورد نظرتان تغيير دهيد.

MSP زماني اين نرخ پرداخت ها را بکار مي برد که محاسبه هزينه هاي منبع، بر اساس کار در زمان مشخص شده منبع باشد. به هر يک از 5 جدول Cost rate منبع، در زمان هاي مختلف مي توانيد 25 مبناي پرداخت مختلف را اختصاص دهيد.

 

براي اين کار:

 

1. از منوي View فرمان Resource Sheet را انتخاب نماييد .

2. در ستون Resource Name نام منبع مورد نظر خود را انتخاب کنيد.

3. از نوار ابزار استاندارد روي آيکون Assignment Information کليک کنيد. جعبه گفتگوي Assignment Info آشکار مي شود.

4. روي برگه Cost کليک کنيد.

5. در دومين سلول از ستون Effective Date مربوط به جدول A تاريخ مورد نظر خود را وارد کنيد.

6. در دومين سلول از ستون Standard Rate نيز عدد مورد نظر خود را وارد کنيد (به عنوان مثال 20%) و Enter نمائيد. در مثال بالا(20%) به ميزان 20% به نرخ پرداخت قبلي اضافه مي کند.

7. روي دکمه Ok کليک کنيد تا جعبه گفتگوي مربوطه بسته شود.

 

7.gif

 

1-5 5-7 بررسي هزينه‎هاي پروژه

هر طرح پروژه اي الزاماً شامل اطلاعات هزينه اي نمي باشد، اما آنهائي که هزينه ها را هم در بردارند، پيگيري هزينه ها مي-تواند خيلي بيشتر از پيگيري زمانبندي تاريخ خاتمه مهم باشد. دو عامل در هنگام بررسي هزينه هاي پروژه، در نظر گرفته مي شود؛ انواع ويژه هزينه هايي که مورد نظرتان است و چگونگي بهتر ديدن آنها.

انواع هزينه هايي که در طول عمر يک پروژه ممکن است داشته باشيم عبارتست از:

 

• Baseline Cost (هزينه هاي خط مبنا): شامل هزينه هاي برنامه‎ريزي شده اصلي در فعاليت منبع يا تخصيص‎هاست که در بخشي از يک طرح خط مبنا ذخيره شده است.

• Current Cost (هزينه هاي جاري): هزينه هاي محاسبه شده روي فعاليت ها، منابع و تخصيص ها در يک طرح پروژه. زماني که تصحيحي را در بخشي از طرح پروژه انجام مي دهيد، مانند اختصاص يا حذف منابع، MSP دوباره هزينه هاي جاري را طبق محاسبات جديد تاريخ هاي شروع و خاتمه فعاليت، محاسبه مي‎نمايد. پس از اينکه هزينه-هاي واقعي را متحمل شديد (معمولاً با پيگيري کار واقعي) هزينه جاري برابر خواهد شد با هزينه واقعي بعلاوه هزينه باقي مانده در فعاليت، منبع يا تخصيص. مقادير هزينه هاي جاري را در فيلدهايي با عنوان Cost يا Total Cost مي بينيد (البته بحاي Current Costs عبارت Scheduled Costs هم به کار برده مي شود).

• Actual Cost (هزينه هاي واقعي): هزينه هايي هستند که براي فعاليت ها، منابع يا تخصيص ها متقبل شده بوديد.

• Remaining Costs (هزينه هاي باقي مانده): تفاوت هزينه هاي جاري و واقعي براي فعاليت ها، منابع و تخصيص-هاست، ممکن است بخواهيد اين هزينه ها را با يکديگر مقايسه نموده و يا شکل تخصصي تر آنها را در فعاليت، منبع يا تخصيص بررسي نمائيد يا حتي ممکن است بخواهيد مقادير هزينه اي Summary Task هاي پروژه خود را بررسي نمائيد.

 

راه هاي اين کار عبارتست از:

 

• مشاهده انواع هزينه هاي پروژه مورد نظر در جعبه گفتگوي Project Statistics (از منوي Project ، داخل Project Information رفته و سپس دکمه Statistics را کليک کنيد).

• مشاهده گزارش هاي ساخته شده شامل Cash Flow,Budget,Over-Budget فعاليت ها يا منابع و Earned Value (ارزش حاصله). از منوي View روي Report رفته و سپس Cost را کليک کنيد.

• مشاهده اطلاعات هزينه اي فعاليت، منبع يا سطح تخصيص در نماهاي Usage با نمايش جدول Cost. (از منوي View روي Table:Entry رفته و Cost را انتخاب کنيد.)

 

براي کار روي هزينه کل پروژه و هزينه فعاليت هاي خاص:

 

1. از منوي View روي More Views کليک کنيد. سپس گزينه Task Sheet و پيرو آن دکمه Apply را کليک نمائيد. MSP نماي Task Sheet را آشکار مي کند. حال مي خواهيم Summary Tasks‎هاي پروژه را ديده و مقاديرشان را در پروژه بررسي کنيم.

2. از منوي Tools وارد Options شويد.

3. در جعبه گفتگوي Options وارد برگه View شويد.

4. در بخش Outline Options For ، عبارت Show Project Summary Tasks را انتخاب نموده و سپس دکمه Ok را فشار دهيد.

MSP ، تمامي فعاليت هاي مادر را در بالاي نماي Task Sheet به نمايش در مي آورد.

 

8.gif

 

حال مي خواهيم جدول Cost را بررسي کنيم:

5. از منوي View روي Table:Entry رفته و گزينه Cost را انتخاب کنيد. جدول Cost آشکار مي شود.

6. روي لبه ستون هايي که اعدادشان قابل خواندن نيست (# #) دوبار کليک کنيد. اکنون مي توانيد انواع هزينه ها را در کل پروژه، فازهاي پروژه و فعاليت هاي خاص ببينيد

لینک به دیدگاه

پيگيري پيشرفت پروژه

6-1 تعريف طرح مبنا

 

پيگبري نهايي پروژه، وقت و کار بيشتري را از شما و احتمالاً منابع کاري پروژه مي‎طلبد. بنابراين پيش از شروع پيگيري پيشرفت، مي بايست سطح جزئيات مورد نياز در اين مرحله را مشخص نمائيد. سطوح مختلف جزئيات لازم در مرحله پيگيري عبارتست از:

 

• ثبت کار انجام شده روي پروژه، مطابق با زمان بندي. وضعيت ايده آل آنست که هر کاري در زمانبندي خودش به پايان برسد. آيا اين اتفاق افتاده است؟

• ثبت درصد پيشرفت هر فعاليت يا مقادير قيمت يا رشد، از قبيل 25، 75، 50 يا 100 درصد.

• ثبت مقادير واقعي شروع، پايان، کار انجام شده و طول زمان انجام کار و همچنين مقادير واقعي باقي مانده از هر يک از موارد مذکور در هر فعاليت يا تخصيص.

• پيگيري سطح کار تخصيص يافته در چرخه هاي زماني. اين ها مرسوم ترين سطوح پيگيري هستند. مقادير واقعي را مي توانيد هر روز، هفتگي، ماهانه يا هر زمان دلخواه وارد نمائيد.

 

با توجه به بخش هاي مختلف پروژه، ممکن است به پيگيري هاي متفاوتي در هر بخش نياز داشته باشيد و يا در يک پروژه، از ترکيب اين سطوح استفاده کنيد. براي مثال ممکن است بخواهيد فعاليت ها با ريسک بالا را از فعاليت هاي با ريسک پائين تميز دهيد.

 

6-2 ذخيره کردن خط مبناي پروژه

پس از گسترش يک طرح پروژه، معمولاً يکي از مديران پروژه، که مهمترين فعاليت را به عهده دارد، جهت ثبت کارهاي واقعي انجام شده در پروژه گماشته مي شود. جهت قضاوت روي درستي انجام کار، مي بايست کارهاي انجام شده را با يک مدل صحيح مقايسه کرد. به اين مدل، خط مبنا يا Baseline مي گوئيم. يک Baseline مجموعه اي است از مقادير مهم از قبيل تاريخ شروع و خاتمه پروژه و هزينه فعاليت ها، منابع و تخصيص ها. وقتي شما يک خط مبنا را Save مي کنيد، MSP يک عکس فوري از مقادير موجود گرفته و از آن بعنوان يک ابزار مقايسه استفاده مي کند. مقادير ويژه اي که در يک خط مبنا ذخيره مي شود، شامل فعاليت، منبع و فيلد هاي تخصيص يافته و فيلدهاي Timephased مي شود که در جدول زير فهرست شده اند:

 

1.jpg

 

 

عمل Save Baseline را زماني مي بايست انجام دهيد که:

 

• طرح پروژه را در حد امکان به طور کامل توسعه داده باشيد (البته اين بدان معني نيست که پس از شروع کار، نمي-توان فعاليت، منبع يا تخصيص هايي را به پروژه اضافه کرد، چرا که اين امر، اجتناب ناپذير است).

• هنوز مقادير واقعي پروژه مانند درصد پيشرفت ها را وارد نکرده باشيد.

 

جهت انجام اين کار:

1. از نوار Project Guide روي دکمه Track کليک نمائيد. نوار Track آشکار مي شود.

2. در نوار Track روي پيوند زير کليک کنيد. Save A Baseline Plane To Compare With Later Versions نوار Save Baseline آشکار مي شود.

3. روي دکمه Save Baseline کليک کنيد.

 

MSP بدون اينکه هيچ نشانه اي در گانت چارت ايجاد کرده باشد و يا تغييرات حاصله را نمايش دهد. خط مبنا را ذخيره مي کند.

 

2.jpg

 

 

6-3 بهنگام‎سازی فعالیت پروژه

 

ساده ترین هدفی که از پیگیری پیشرفت کار داریم، گزارش مغایرت کار واقعی از کار پیش‎بینی شده است. به عنوان مثال، چنانچه اولین ماه از یک پروژه پنج ماهه سپری شده باشد و تمامی فعالیت ها مطابق با زمانبندی، شروع شده و خاتمه یافته باشد، بسرعت می توانید آنها را در جعبه گفتگوی Update Project ثبت نمائید.

 

جهت ثبت مقادیر واقعی پروژه با به روز کردن کار تا تاریخ جاری:

1. از منوی View روی Gantt Chart کلیک کنید. نمای گانت چارت آشکار می شود.

2. از منوی Tools روی Tracking رفته و گزینه Update Project را کلیک کنید. جعبه گفتگوی Update Project باز می شود.

3. مطمئن شوید که گزینه Update Work As Complete Through انتخاب شده است. از فهرست adjacent date تاریخ مورد نظر خود را برای به روز رسانی، را انتخاب با تایپ نمائید و روی دکمه Ok کلیک کنید. MSP درصد تکمیل فعالیت هایی را که در زمان شروعشان پیش از تاریخی بوده که شما وارد کرده اید را ثبت می کند. سپس این درصدها با Progress bars ((میله های پیشرفت)) در داخل Gantt bars ((میله های گانت)) برای آن فعالیت ها نمایش داده می شود.

در نمای گانت چارت،میله های پیشرفت کار بیانگر اینست که هر فعالیت چه مقدار تکمیل شده است.

 

3.jpg

 

 

6-4 نقطه شروع و پایان واقعی فعاليت‎ها

یک راه برای تازه نگه داشتن زمانبندی پروژه تان اینست که هر آنچه که بصورت واقعی برای هر فعالیت پروژه اتفاق می-افتد را ثبت کنید. مقادیر واقعی Start, Finish, Work و Duration را می توانید ثبت نمائید. با ثبت این مقادیر، MSP زمانبندی را به روز می کند و درصد پیشرفت فعالیت را محاسبه می نماید و برای این کار از قواعد زیر پیروی می کند:

 

• وقتی تاریخ واقعی شروع، یک فعالیت را وارد می نمائید، MSP تاریخ شروع زمانبندی شده قبلی را جا به جا می کند تا با تاریخ واقعی شروع یکی شود.

• وقتی تاریخ واقعی پایان یک فعالیت را وارد می نمائید، MSP تاریخ خاتمه زمانبندی شده قبلی را جا به جا می کند تا با تاریخ واقعی خاتمه فعالیت یکی شود و فعالیت بطور 100 درصد تکمیل گردد.

• وقتی مقدار کار واقعی یک فعالیت را وارد می نمائید MSP دوباره کار باقیمانده فعالیت را محاسبه می کند.

• وقتی Duration واقعی یک فعالیت را وارد می نمائید، چنانچه کمتر از Duration زمانبندی شده قبلی باشد، MSP مقدار Duration زمانبندی شده قبلی را طوری اصلاح می کند تا با Duration واقعی یکی شده و درصد پیشرفت آن فعالیت روی 100 درصد تنظیم شود.

لینک به دیدگاه

برای وارد کردن تاریخ شروع واقعی و Duration فعالیت ها:

1. در ستون Task Name روی فعالیت مورد نظر کلیک کنید.

2. از منوی Tools ، روی Tracking رفته و سپس گزینه Update Tasks را کلیک کنید. جعبه گفتگوی Update Tasks آشکار می شود. در این جعبه گفتگو مقادیر واقعی [Actual] و زمانبندی شده [scheduled] برای Duration و تاریخ‎های شروع و خاتمه فعالیت و همچنین Remaining Duration آن نشان داده شدا است. در این پنجره می توانید مقادیر واقعی و باقی مانده را به روز کنید.

3. در فیلد Start مربوط به کادر Actual در سمت چپ جعبه گفتگو تاریخ مورد نظر خود را برای به روز رسانی وارد کنید.

4. در فیلد Actual Dur عبارت مربوط به تعداد روزهای مورد نظر خود را وارد کنید (به عنوان مثال 3d) را تایپ کرده و یا انتخاب نمائید و سپس دکمه Ok را فشار دهید.

MSP تاریخ شروع واقعی و Duration فعالیت را ثبت می کند.

 

4.jpg

 

اگر بخواهیم مقادیر را طوری ثبت کنیم که فعالیت در زمان خودش شروع شده باشد اما زمان بیشتری برای تکمیلش صرف شده باشد:

 

1. از ستون Task Name روی فعالیت مورد نظر خود کلیک کنید.

2. از منوی Tools روی Tracking رفته و سپس Update Tasks را کلیک کنید. جعبه گفتگوی آن آشکار می شود.

3. در فیلد Actual Dur عبارت مربوط به تعداد روزهای مورد نظر خود را وارد کنید (به عنوان مثال 3d) را تایپ کرده و یا انتخاب نمائید و سپس دکمه Ok را فشار دهید.

 

MSP مقدار واقعی Duration فعالیت را ثبت می کند. چون شما یک تاریخ شروع واقعی را مشخص نکرده اید، MSP فرض می کند که فعالیت در زمانبندی صورت گرفته قبلی، شروع شده اما Duration واقعی که شما وارد کردید، MSP را وادار می سازد که یک تاریخ خاتمه واقعی را محاسبه کند، طوری که پس از تاریخ خاتمه اصلی زمانبندی شده واقع شود.

 

5.jpg

 

6-5 به دلخواه در آوردن گزارش

در Projectاین امکان هست که گزارش‎های موجود را به صورت دلخواه در آورید. برای این کار کافی است از منوی View فرمان Reports را انتخاب تا کادر مکالمه‎ی Reports نمایش داده شود

 

6.jpg

 

در این کادرCustom را انتخاب و برروی دکمه‎یSelect کلیک کنید تا کادر Reports Custom نمایش داده شود.

 

7.jpg

 

گزارش را از لیست Reports انتخاب و بر روی Edit کلیک کنید. برای گزارش‎های Project Summary، Base Calendar ، Project کادر مکالمه ی Report Text را مانند شکل زیر نمایش می‎دهد که می‎توانید آیتم مورد نظر را از لیست Item To Change انتخاب و تغییرات دلخواه نظیر رنگ، اندازه، نوع فونت و ... را اعمال کنید و سپس Ok را کلیک نمایید جهت چاپ نیز بر روی دکمه‎یPrint کلیک نمایید.

 

8.jpg

 

برای سایر گزارش‎ها، Project کادر مکالمه‎یReports را برای نوع مورد نظر در بند Definition نشان می‎دهد. می‎توانید گزارش را مجدداً نام‎گذاری کنید، مدت زمان دیگری انتخاب کنید، جدول گزارش یا ***** را تغییر دهید.

 

9.jpg

 

در بند Details می‎توانید اطلاعات ضمیمه‎ی گزارش را مشخص کنید.

 

10.jpg

 

و در بند Sort نیز می توانید ترتیب Sort را برای گزارش انتخاب نمایید .

 

11.jpg

لینک به دیدگاه

فصل هفتم

 

گزارش‎گيري از پروژه‎ها

7-1 شناسایی فعاليت‎هاي منحرف شده

 

اولین عامل ایجادکننده واریانس، تأخیر در شروع شدن و تمام شدن فعالیت هاست. مشخصاً دوست دارید فعالیت هایی را که دیر شروع شده اند یا فعالیت های بعدی که ممکن است در تاریخ زمانبندی خود شروع نشوند را بشناسید. البته شناسایی فعالیت هایی که پایان یافته اند اما در زمان مقرر شروع نشده بودند، مفید است و شناسایی اینکه چرا این اتفاق افتاده است. در اینجا روش های مختلف مشاهده تأخیر فعالیت ها بسته به نوع اطلاعات درخواستی، ارایه شده است:

 

• اعمال نمای Tracking Gantt جهت مقایسه گرافیکی تاریخ خط مبنای فعالیت با واقعیت یا تاریخ های زمانبندی آن.

• اعمال جدول Variance به یک نمای فعالیت جهت دیدن تعداد روزهای واریانس برای هر یک از تاریخ‎های شروع و پایان فعالیت.

• استفاده از Filter ، جهت جداکردن فعالیت های متأخر یا منحرف شده به همراه *****های Slipping Tasks , Slipped/Late Progress

• استفاده از ساختارهای موجود در نوار Check Progress یا در نوار Compare Progress .

 

جهت شناسایی واریانس:

 

1. از منوی Project روی Project Information کلیک کنید. جعبه گفتگوی Project Information باز می شود.

2. روی دکمه Statistics کلیک کنید. پنجره Project Statistics باز می شود. در این پنجره می توانید واریانس و پیرو آن، تاریخ خاتمه کل پروژه با چند روز منحرف شده است.

3. روی دکمه Close کلیک کنید تا جعبه گفتگوی فوق بسته شود. جهت آزمایش واریانس فعالیت مشخص:

4. از منوی View روی Tracking Gantt کلیک کنید. MSP ، نمای Tracking Gantt را آشکار می سازد.

5. در ستون Task Name روی نام فعالیت مورد نظر کلیک کنید.

6. از نوار ابزار استاندار، روی آیکون Go To Selected Task کلیک کنید. در بخش نمودار میله ای، زمانبندی فعلی فعالیت ها به رنگ آبی (اگر بحرانی نباشد) یا قرمز (اگر بحرانی باشند) دیده می شود. در زیر میله هر فعالیت میله خط مبنا به رنگ خاکستری دیده می شود. جهت تمرکز روی فعالیت های منحرف شده از یک ***** استفاده می کنیم:

7. از منوی Project روی Filtered For : All Tasks رفته و گزینه More Filters را انتخاب نمائید. جعبه گفتگوی More Filters باز می شود و در آن می توانید *****های از پیش ساخته فعالیت ها و منابع را ببینید.

8. در کادر More Filters روی Slipping Tasks کلیک کرده و سپس دکمه Apply را کلیک کنید. MSP فهرست فعالیت ها را طوری ***** می کند که تنها فعالیت هایی که از زمانبندی خود گذشته اند و از خط مبنای طرح منحرف شده اند را از صافی گذرانده و نمایش می دهد.

9. از منوی Project روی Filtered For: All Tasks رفته و سپس All Tasks را کلیک کنید. MSP، ***** را بر می-دارد. داده های اصلی بدون هیچ تغییری نمایش داده می شود. تصاویر گرافیکی نمای Tracking Gantt بین عملکرد های زمانبندی شده ، واقعی و خط مبنای پروژه فرق می‎گذارد. جهت مشاهده این اطلاعات در یک ساختار جدول، می خواهیم جدول Variance را در نمای Task Sheet نمایش دهیم:

10. از منوی View روی More View کلیک کنید. جعبه گفتگوی More View آشکار می شود.

11. Task Sheetرا از فهرست نماها انتخاب نموده و دکمه Apply را کلیک نمائید. MSP ، نمای Task Sheet را نمایش می دهد. حال روی جدول واریانس سوئیچ می کنیم:

12. از منوی View روی Table : Entry رفته و سپس Variance را کلیک کنید. جدول Variance داخل نمای Task Sheet آشکار می شود. در این جدول قادرید مقادیر زمانبندی شده و خط مبنا و اختلافشان را برای هر فعالیت ببینید.

 

7-2 بررسی هزينه‎هاي فعالیت

با وجودی که وضعیت زمانبندی تقریباً در تمامی پروژه ها امری حیاتی است، اما تنها یکی از نمادهای تشخیص سلامت کل پروژه است. در پروژه هایی که اطلاعات هزینه ای دارند، نماد حیاتی دیگری وجود دارد بنام اختلاف هزینه یا Cost Variance. آیا فعالیت ها مطابق بودجه جلو رفته اند؟ هزینه های هر Task در MSP شامل دو گروه هزینه های ثابت که مستقیماً روی فعالیت ها اعمال می شود و هزینه های منبع که در تخصیص ها می گنجد یا هر دو آنها می باشد. زمانی که هزینه فعالیت ها بیشتر یا کمتر از هزینه برنامه ریزی شده اولیه شوند، Cost Variance مقدار به خود می گیرد. برآورد اختلاف هزینه، شما را قادر می سازد تا افزایش بودجه را برای فعالیت های ویژه ای اصلاح کنید تا رقم کل بودجه پروژ تان تجاوز پیدا نکند. اگرچه فعالیت ها و منابع مستقیماً با همدیگر در ارتباطند، اما بررسی ویژگی های هر کدام آموزنده است.

 

برای بررسی واریانس هزینه فعالیت:

1. از منوی Project روی Project Information کلیک کنید.

جعبه گفتگوی Project Information آشکار می شود.

2. روی دکمه Statistics کلیک کنید. پنجره Project Statistics آشکار می شود.

 

در ستون Cost می توانید مقادیر هزینه ای فعلی، خط مبنا، واقعی و باقیمانده کل پروژه را ببینید:

 

• مقدار Current Cost : مجموع مقادیر هزینه های واقعی و باقی مانده است.

• مقدار Baseline Cost : مجموع هزینه برنامه‎ریزی شده پروژه در هنگام ذخیره خط مبناست. • Actual Cost ، هزینه ای است که ما تاکنون متحمل شده ایم.

• Remaining Cost ، اختلاف هزینه جاری و هزینه واقعی است.

 

برخی از اختلاف هزینه ها آشکارا ایجاد می شود، اما از این اطلاعات نمی توانید زمان و مکان آنرا بفهمید.

3. روی دکمه Close کلیک کنید تا پنجره Project Statistics بسته شود. حال می خواهیم ببینیم در کجا می توان اختلاف هزینه ها را بهتر بررسی نمود.

4. از منوی View روی Table:Variance رفته و سپس Cost را انتخاب کنید. در این جدول می توانید هر یک از هزینه های خط مبنا، زمانبندی شده، واقعی و واریانس را ببینید. واریانس، اختلاف بین هزینه Baseline و هزینه Schedule است، البته، هزینه ها از همان زمانی که کار زمانبندی شده، پرداخت نمی شوند؛ اگر چه هزینه هایی مانند هزینه های ثابت مستقیماً از زمانبندی کار فرمان می گیرند. حال می خواهیم هزینه های سطح بالا را بررسی نمائیم:

5. روی سر ستون Task Name کلیک نمائید.

6. در نوار ابزار Formatting روی آیکون Hide Subtasks کلیک کنید.

 

1.jpg

 

MSP چند Summary Task را در بالای صفحه نمایش می دهد که فازهای اصلی پروژه شما محسوب می‎شوند.

7. می توانید روی علامت + کنار یکی از فعالیت ها کلیک کنید تا فعالیت های ما در داخلش نمایش داده شود.

با مشاهده ستون Variance ، می‎توانید بیشترین مقدار واریانس را یافته و علت آنرا با مشاهده فایل های مادرش پیدا کنید.

 

لینک به دیدگاه

7-3 بررسی هزينه‎هاي منبع

گاهی اوقات مدیران پروژه، هزینه های منبع را بعنوان عامل اندازه گیری پیشرفت و واریانس درونی یک پروژه می-شناسند. با این وجود اطلاعات هزینه منبع، در خدمت دیگران و سایر نیازهایشان می باشد. هزینه های منبع، برای برخی از سازمان‎ها اساسی بوده یا حتی تنها هزینه پروژه محسوب می شود، بنابراین چشم بر نداشتن از روی این هزینه ها، ممکن است مستقیماً شما را به سلامت مالی یک سازمان هدایت نماید. ممکن است یک مدیر پروژه نتواند، اما یک مدیر عامل، حسابدار یا مدیر منابع که اغلب روی هزینه های منابع پروژه کار می کند می تواند با هزینه های سازمانی در ارتباط باشد.

دلیل دیگری برای پیگیری هزینه های منبع، محاسبه حقوق کارکنان درونی یا برونی یک سازمان است (منظور از کارکنان برونی، نیرو هایی است که برای مثلاً تعمیرات واحد شما از خارج سازمان تهیه می شود). به بیان دیگر، اطلاعات هزینه ای منبع که در طرح‎های پروژه ای ذخیره می شود، می تواند بعنوان پایه محاسبات حقوقی نیروهای بیرونی اداره تان یا سرویس‎های سازمانتان و سایرین محسوب شده و در اختیارشان قرار گیرد.

 

جهت پرداختن به واریانس هزینه منبع:

1. از منوی View روی Resource Sheet کلیک کنید. نمای Resource Sheet آشکار می شود.

2. از منوی View روی Table:Entry رفته سپس Cost را انتخاب کنید.

جدول Cost آشکار می شود.

در جدول Cost می توانید مقادیر هر یک از هزینه های منبع، خط مبنا و هزینه های مرتبط را ببینید. در اغلب موارد، مقادیر هزینه منبع، از نرخ هزینه منبع ترکیب شده با کار تخصیص‎هایشان روی فعالیت‎ها ناشی می شود.

فعالان Resource Sheet روی Resource ID مرتب شده است می خواهیم آنرا بر حسب هزینه منابع مرتب کنیم:

3. از منوی Project روی Sort رفته وSort By را کلیک کنید. جعبه گفتگوی Sort آشکار می شود.

4. در کادر Sort By گزینه Cost را از فهرست انتخاب نمایید و روش کاهشی یا Descending را نیز برگزینید.

5. از نبودن علامت کنار عبارت Permanently Renumber Resource مطمئن شده و سپس دکمه Sort را لیک نمائید. MSP منابع را بر حسب هزینه بشکل کاهشی مرتب می کند. این ترتیب به سرعت به شما می گوید کدامیک از منابع بیشترین هزینه و کدامیک کمترین هزینه را برایمان به بار می-آورده اند، اما کمکی در یافتن بیشترین و کمترین واریانس نمی کند. برای اینکار:

6. از منوی Project روی Sort رفته وSort By را کلیک کنید. جعبه گفتگوی Sort آشکار می شود.

7. در کادر Sort By گزینه Cost Variance را از فهرست انتخاب نمایید و روش کاهشی یا Descending را نیز برگزینید.

8. از نبودن علامت کنار عبارت Permanently Renumber Resource مطمئن شده و سپس دکمه Sort را کلیک نمائید. MSP دوباره منابع را مرتب می کند، اما این بار برحسب واریانس هزینه و بشکل کاهشی. از روی فهرست منابع که بر حسب واریانس هزینه مرتب شده اند، قادرید بیشترین واریانس و کمترین واریانس که صفر است را یافته و در صوت لزوم دلیلش را جویا شوید.

9. از منوی Project روی Sort رفته و سپس By ID را کلیک کنید. MSP دوباره منابع را بر حسب ID مرتب می کند.

 

7-4 گزارش‎گيری از واریانس هزینه پروژه با یک نماد چراغ قرمز

روش های گوناگونی جهت گزارش گیری از پروژه در واحد های واریانس بودجه یا فعالیت، یا سایر معیارها وجود دارد. جهت پشتیبانی از گزارش گیری وضعیت پروژه، هیچ کمبودی در ابزارهای MSP وجود ندارد، اما مطلب اصلی که باید به خاطر بسپارید اینست که، گزارش وضعیت پروژه را باید طوری تهیه کنید که استفاده‎کنندگان، کمترین پرسش تخصصی پیرامون آن مطرح نکنند.

برای نمونه باید بدانید که چه فرمت و سطح جزئیاتی مورد پسند بینندگان و استفاده کنندگان گزارش است. آیا بانیان پروژه و منابع، گزارش عملکرد پروژه را در یک سطح اطلاعات باید ببینید؟ این پرسش‎ها، مرکز شغل مدیر پروژه را هدف قرار داده اند. در نهایت، همانطور که پیش از این گفته بودیم، MSP ابزار قدرتمند ارتباطی است که می توانید جهت ارایه انواع اطلاعات وضعیت پروژه از آن بهره بگیرید تا خواسته های مدیران رده بالای پروژه تامین گردد.

گزارش Stoplight (چراغ قرمز)، این گزارش وضعیت، یک شاخص کلیدی را مانند وضعیت های زمان یا بودجه، بشکل یک رنگ ساده قرمز، زرد یا سبز رنگ، همانند نورهای روی چراغ راهنمایی رانندگی روی فعالیت تعریف می کند. درک چنین گزارش های وضعیتی برای هر فردی آسان است و بسرعت می تواند وضعیت عمومی سلامت پروژه را مشاهده نماید.

 

1. از منوی View روی More View کلیک کنید. جعبه گفتگوی More View باز می شود.

2. Task Sheet را انتخاب و سپس دکمه Apply را کلیک کنید. MSP ، نمای Task Sheet را نمایش می دهد.

3. از منوی Tools ، روی Customize رفته و سپس Fields را کلیک کنید. جعبه گفتگوی Customize Fields آشکار می شود.

4. برگه Custom Fields را باز کنید.

5. در کادر Type ، گزینه Number را از فهرست، برگزینید.

6. از فهرست آشکار شده، روی Overbudget (Number3) کلیک کنید.

7. از ناحیه Custom Attributes ،روی دکمه Formula کلیک نمائید.

 

2.jpg

 

 

جعبه گفتگوی Formula آشکار می شود. این فرمول، واریانس هزینه هر فعالیت را بررسی می کند. چنانچه هزینه فعالیت، 10 درصد یا کمتر از Baseline باشد. فرمول، عدد 10 را به فعالیت تخصیص می دهد. چنانچه هزینه بین 10 و 20 درصد بالاتر از Baseline باشد، عدد 20 تخصیص داده می شود. اگر هزینه بیشتر از 20 درصد ازBaseline بالاتر باشد، عدد 30 را به خود می‎گیرد.

8. روی دکمه Cancel کلیک کنید تا جعبه گفتگوی Formula بسته شود.

9. در جعبه گفتگوی Customize Fields در ناحیه Values To Display ، روی دکمه Graphical Indicators کلیک نمائید. جعبه گفتگوی Graphical Indicators باز می شود. در اینجا، بسته به مقدار فیلد هر فعالیت، می توانید یک نماد گرافیکی را جهت نمایش انتخاب کنید.

10. در اولین خانه از ستون Image ، روی دکمه جهتی متحرک کلیک کنید. انواع نمادهای گرافیکی را می توانید به مقادیر فیلد مورد نظر اختصاص دهید.

11. روی دکمه Cancel کلیک کنید تا جعبه گفتگوی فوق بسته شود، سپس جعبه گفتگوی Customize Fields را نیز ببندید.

 

3.jpg

لینک به دیدگاه

فصل هشتم

 

سفارشي نمودن MSP

  8-1 کار کردن با Organizer

 

Organizer ابزاریست که برای به اشتراک گذاشتن عناصر سفارشی شده در بین طرح‎های MSP بکار می‎رود. فهرست تمامی عناصری که می توانید با Organizer در بین فایل‎ها کپی کنید، بوسیله اسامی برگه ها در جعبه گفتگوی Organizer مشخص شده است که آنها را خواهید دید. یکی از ابزارهای MSP می توانید در داخل Organizer با آن کار کنید Global Template است. ابزار فوق، یکی از الگوهای MSP است که تحت عنوان Global.mpt بشکل قسمتی از MSP نصب شده است. الگویGlobal , نماها و جدول‎ها و سایر عناصر پیش گزیده MSP را تأمین می کند. فهرست عناصر تامین شده توسط الگوی فوق عبارتست از:

 

• Calendars

• Filters

• Forms

• Maps

• Views

• Reports

• Tables

• Menus and Toolbars

• VBA Modules- macros

• Groups

 

در ابتدا، تعاریف خاصی از تمام نماها، جدول‎ها و عناصر مشابه، در الگوی Global قرار گرفته است. برای نمونه، اصل هر جدول پیش گزیده Usage ، شامل یکسری از فیلدهاست نه آنهائی که توسط الگوی Global تعیین شده است. در همان اوایلی که یک نما، جدول یا عنصر مشابه دیگری را در یک طرح MSP نمایش می دهد، آن عنصر بصورت خودکار از یک الگوی Global به آن طرح پروژه کپی شده است. از آن لحظه به بعد، عنصر در طرح MSP ماندگار می شود. هر سفارشی سازی بعدی آن عنصر در طرح MSP ، تنها به همان یک طرح MSP اعمال می شود و تأثیری در الگوی Global نمی گذارد. البته می توانستید بدون اینکه چیزی راجع به الگوی فوق بیاموزید، بشکل گسترده ای از MSP استفاده کنید. وقتی که با یک الگوی Global کار می کنید، در واقع داخل Organizer این کار را انجام می دهید. در اینجا دو مورد از کارهای اصلی که بکمک الگوی فوق انجام می شود را بیان می کنیم.

 

• ایجاد یک عنصر سفارشی شده ، مانند نمای سفارشی، و فعال کردن آن در همه طرح‎های پروژه ای که روی آنها کار می کنید، بوسیله کپی کردن نمای سفارشی بداخل الگوی Global.

• حذف یک عنصر سفارشی شده، از قبیل یک نماد یا جدول در یک طرح پروژه، بوسیله کپی کردن عنصر اصلی و دست کاری نشده از الگوی Global به طرح پروژه ای که همان عنصر را در آن سفارشی کرده اید. تنظیمات داخل الگوی Global به تمام طرح‎های پروژه ای که در MSP با آن کار می کنید، اعمال می شود. به دلیل اینکه قصد تغییر الگوی Global استفاده شده توسط شما را نداریم، به خاطر داشته باشید، فرآیند عمومی استفاده از Organizer که در اینجا بیان می شود، در کار کردن با الگوی Global یکسان است و تفاوتی نمی کند که روی یک طرح پروژه باشید یا دو طرح پروژه. در حقیقت، هر عنصر سفارشی که با داخل الگوی Global کپی می‎کنید در تمامی طرح‎های پروژه ای که استفاده می کنید، فعال می شود.

 

1. در منوی Tools روی Organizer کلیک کنید. جعبه گفتگوی Organizer باز می شود.

2. برگه های مختلف آنرا کلیک کنید و محتویاتش را ببینید، در نهایت برگه Tables را باز نگه دارید. همانطور که می بینید، ساختار تمامی برگه ها یکسان است. عناصر الگوی Global در سمت چپ جعبه گفتگوی فوق قرار گرفته اند و عناصر متناظر با آن در طرح پروژه فعال، در سمت راست واقع شده اند.

انتخاب هر عنصر از بخش سمت چپ جعبه گفتگوی فوق کلیک روی دکمه Copy ، باعث کپی شدن آن عنصر به فهرست عناصر طرح پروژه در سمت راست جعبه گفتگو خواهد شد. برعکس، انتخاب هر عنصر از سمت راست و کلیک روی دکمه Copy ، باعث کپی شدن آن عنصر به فایل فهرست شده در سمت چپ می شود.

3. از کادر Table Available In در پائین سمت چپ جعبه گفتگوی فوق، روی عنوان Table مورد نظر خود کلیک کنید. هر طرح پروژه ای را که باز کرده باشید، در این فهرست نامش را می‎توانید ببینید.

4. سپس طرح‎های مورد نظر خود را به شیوه توضیح داده شده در بالا کپی کنید.

5. روی دکمه Close کلیک کنید تا جعبه گفتگوی Organizer بسته شود.

 

1.jpg

 

1-1 8-2 ضبط ماکرو ها

برخی از اعمالی که MSP انجام می دهید می توانند پی در پی انجام شوند. جهت صرفه جویی در وقت، می توانید یک Macro را ضبط کنید تا حرکات ماوس و فشارهای کلیدهای صفحه کلید را ثبت کند. ماکروی ضبط شده در نرم‎افزار VBA به زبان برنامه‎نویسی ماکروهای خانواده Office از نرم‎افزارهای Desktop ساخته شده است. کارهای پیشرفته تری را با VBA می توانید انجام دهید، اما بدون دیدن یا کارکدن با کدهای VBA می توانید ماکروهای ساده را ثبت و اجرا کنید.

ماکروهایی که ایجاد می کنید بشکل پیش گزیده در الگوی Global ذخیره می شوند، پس هر زمان که MSP را اجرا می-کنید آنها هم فعال هستند. (در حقیقت ماکرو ها، نوار ابزار و نقشه ها در هنگام ایجاد یا سفارش‎سازی آنها اختصاص یا یونیک هستند، MSP بصورت پیش گزیده ترجیح می دهد آنها را در الگوی Globalذخیره کند تا طرح پروژه فعال). ماکرویی که در یک طرح پروژه می سازید لازم نیست در طرح‎های پروژه ای دیگر اجرا گردد.

اگر می خواهید این کار را انجام دهید، می بایست از Organizer برای کپی کردن ماکرو از الگوی Global به طرح پروژه دیگر استفاده نمائید تا آنرا مثلاً به یکی از دوستانتان بدهید.

نشر یک طرح پروژه به ساختار HTML ، روش خوبی جهت به اشتراک گذاشتن جزئیات پروژه روی یک اینترنت یا شبکه جهانی وب است. اگر چه، شاید آن جزئیاتی که در ابتدا بشکل طرح پروژه منتشر می کنید، احتمالاً بسرعت قدیمی می شود و باید آنرا به روز کنید، نشر مجدد، یک کار تکرارپذیر است که برای ساخته شدن خودکار در یک ماکرو، ایده آل است.

 

جهت ساختن یک ماکرو:

1. از منوی Tools ، روی Macro رفته و سپس گزینه Record New Macro را کلیک نمائید. جعبه گفتگوی Record Macro آشکار می شود.

2. در کادر Macro Name عبارت مورد نظر خود را تایپ کنید.

نام یک ماکرو می بایست با یکی از حروف الفبا آغاز شود و در بین حروف نیز فاصله خالی نباشد. جهت تفکیک کلمات یک نام چند کلمه ای می توانید از Underscore(-) استفاده نمایید.

در این ماکرو، از کلید میانبر استفاده نخواهیم کرد. در هنگام ضبط ماکرو می توانید کلیدهای ترکیبی میانبر (مانند Ctrl + Key) را برای آن تعریف کنید، بشرطی که حرف مورد نظر (Key) قبلاً در MSP استفاده نشده باشد. برای نمونه، ترکیب Ctrl + F جهت عمل Find و ترکیب Ctrl + G جهت عمل Go To است که در ضبط ماکرو نمی‎توانید آنها را به عنوان میانبر تعریف کنید. در این صورت MSP پیغامی می دهد که حرف مورد نظر را تغییر دهید.

3. در کادر Store Macro In ، گزینه This Project را انتخاب نمایید تا ماکرو در طرح پروژه فعال ذخیره گردد.

هنگامی که یک ماکرو در طرح پروژه ای ذخیره گردیده است، چنانچه طرح پروژه فوق باز باشد، ماکرو می تواند در هر طرح پروژه دیگر بکار برده شود. گزینه دیگر، یعنی Global File به الگوی Global اشاره می کند.

4. در کادر Description ، متن مورد نظر خود را تایپ کنید.

عبارت نوشته شده در کادر Description در شناسایی کارکرد ماکرو در مراجعات بعدی کمک می کند.

5. دکمه Ok را کلیک کنید.

 

2.jpg

لینک به دیدگاه

2.jpg

 

MSP ضبط کردن ماکروی جدید را آغاز می کند. MSPبطور مو به مو هر یک از نقل و انتقالات ماوس و گذشت ثانیه-ها را ثبت نکرده و بازگو نمی کند، اما تنها نتایج فشار دادن کلیدهای صفحه کلید و فشار دکمه ماوس را ثبت و ضبط می کند. در تکمیل ضبط ماکرو، هیچ عجله ای نکنید.

6. از منوی View روی Gantt Chart کلیک نمائید. حتی اگر چه طرح پروژه قبلاً در نمای گانت چارت در حال نمایش داده شدن باشد، این مرحله در عمل ضبط ماکرو به حساب می آید. بنابراین اگر طرح پروژه در ابتدا در نمای متفاوتی بود، ماکرو در نمای گانت چارت سوئیچ می کرد.

7. از منوی View روی Zoom کلیک کنید.

8. در جعبه گفتگوی Zoom ، گزینه Entire Project را انتخاب و آنرا Ok کنید. MSP ، زمانسنج را طوری تنظیم می کند تا کل پروژه را در آن ببینید.

9. در نوار ابزار استاندارد، روی آیکون Copy Picture کلیک کنید. جعبه گفتگوی Copy Picture آشکار می شود.

10. از ناحیه Render Image روی To Gif Image کلیک کرده و سپس دکمه Ok را کلیک نمائید. مکان پوشه و نام فایل مقصد یعنی تصویر Gif همنام طرح پروژه اند که مناسب است.

11. از منوی File گزینه Save As Web Page را انتخاب نموده و سپس دکمه Save را کلیک کنید. دوباره مکان پوشه و نام فایل مقصد یعنی فایل HTML ، همنام طرح پروژه اند که مناسب است. وقتی روی دکمه Save کلیک کنید، پنجره Export Wizard آشکار می شود.

12. در این پنجره دکمه Next را کلیک کنید. صفحه Map از پنجره Export Wizard آشکار می شود.

13. گزینه Use Existing Map را انتخاب و سپس دکمه Next را کلیک کنید. صفحه Map Selection از پنجره Export Wizard آشکار می شود.

14. از ناحیه Choose Map For Your Data ، گزینه Export To HTML Using Standard Template را انتخاب و سپس دکمه Next را کلیک نمائید.

صفحه Map Options از پنجره Export Wizard آشکار می شود.

15. از ناحیه HTML Options ، گزینه Include Image File In HTML Page را انتخاب و سپس دکمه Finish را کلیک کنید. ویزارد Export، صفحه وب را بشکلی که مشخص کرده اید ذخیره می کند.

جهت وارد کردن اعمال ثبت شده در ماکرو، زمانسنج را به حالت اولیه بر می گردانیم(Reset می کنیم).

16. از منوی View به ترتیب روی Zoom، Reset و سپس Ok کلیک کنید. اکنون آماده اید تا مرحله ضبط را متوقف سازید:

17. از منوی Tools روی Macro رفته و سپس گزینه Stop Recorder را کلیک کنید. حال می خواهیم ماکروی فوق را اجرا کنیم و عملکردش را ببینیم:

18. از منوی Tools ، روی Macro رفته و سپس گزینه Macros را کلیک کنید. جعبه گفتگوی Macro آشکار می شود.

19. در کادر Macro Name ، نام ماکرو ساخته شده را انتخاب و سپس دکمه Run را کلیک کنید. ماکرو شروع به اجرا می کند، اما خیلی زود با یک پیغام تایید MSP جهت جایگزینی فایل تصویری Gif متوقف می شود.

20. رویOverwrite کلیک کرده و سپس آنرا Ok نمایید تا صفحه وبی که قبلاً ایجاد کرده بودید، بازنویسی شود.

ماکرو، دوباره طرح پروژه را به ساختار HTML منتشر می کند. چنانچه مدیر پروژه مرتباً تصمیم به انتشار مجدد جزئیات طرح پروژه داشت، ماکرو می توانست خیلی مفید واقع شود. برای نمونه، وقتی در طی نمایش صحنه، تغییر پیشرفت واقعی روی زمانبندی کار باقیمانده تأثیر بگذارد و جزئیات در حال گسترش یافتن باشند، از آن پس مدیر پروژه می توانست دوباره آنرا در دوره های زمانی منظم طراحی صحنه منتشر کند.

 

3.jpg

 

8-3 ویرایش ماکرو

به همان راحتی که ماکرو ساخته شد، می توان آنرا ویرایش کرده و بهتر نمود. بخاطر داشته باشید وقتی که آنرا اجرا نمودید، MSP تأیید شما را مبنی بر بازنویسی تصویر Gif موجود و فایل های HTML اخذ کرد. به دلیل اینکه هدف از ماکرو، منتشر کردن اغلب اطلاعات جاری است، همیشه لازم می شود اطلاعات درخواستی را بازنویسی کنید. برای انجام اینکار می توان مستقیماً کدهای ماکرئ را تغییر داد. کدهای ماکرو در یک معیار VBA ماندگار شده و شما در محیط Visual Basic با آنها کار می کنید.

در اینجا در ویرایشگر ویژوال بیسیک کار می کنیم تا ماکرویی را که ضبط کرده بودیم میزان نموده و آنرا اجرا کنیم.

 

1. از منوی Tools ، روی Macro رفته و سپس گزینه Macros را کلیک کنید.

2. از ناحیه Macro Name ، ماکروی خود را انتخاب کنید و سپس روی دکمه Edit کلیک کنید. MSP، معیار دربردارنده ماکرو را در Visual Basic Editor باز می کند.

3. انتهای اولین خط View Apply Name :=''& Gantt Chart'' کلیک کنید و کلید Enter را فشار دهید.

4. در خط جدیدی که ایجاد کرده اید، کلید Tab را فشار دهید و عبارت Application.Alerts False را تایپ نمائید.

 

4.jpg

 

با اینکار از دو پیفام یادآوری در هنگام اجرای ماکرو جلوگیری خواهد شد، و گزینه Default آن یعنی جایگزینی فایل-های موجود با همان اسم پذیرفته می شود.

5. در خطی که با EditCopyPicture آغاز می شود، متنی که در ادامه FromDate:= قرار گرفته انتخاب و عبارت ActiveProject.Project Start را تایپ کنید.

 

5.jpg

 

این کد VBA تاریخ شروع پروژه را از پروژه فعال ارایه می دهد.

این کار سبب می شود ماکرو تاریخ شروع جاری را برای ایجاد ماکروی تصویری GIF از پروژه فعال بگیرد.

6. در همان ردیف، متن دنباله ToDate:= را بهمراه علامت کوتیشن آن انتخاب نمائید و عبارت ActiveProject.Project Finish را تایپ نمائید.

 

6.jpg

 

لینک به دیدگاه

این کار سبب می شود ماکرو تاریخ پایان جاری را برای ایجاد ماکروی تصویر GIF از پروژه فعال بگیرد. دقت کنید چنانچه تاریخ های شروع و پایان طرح پروژه تغییر کند، حدود تاریخ تصویر GIF هم مطابق آن تغییر خواهد کرد.

7. از منوی File در ویرایشگر VB ، روی Close And Return To MSP کلیک کنید.

اکنون می توانستید ماکروی رزرو شده را اجرا کنید، اما جهت امتحان اینکه آیا واقعاً از تاریخ های شروع و خاتمه پروژه-های جاری استفاده می کند، می خواهیم تاریخ شروع پروژه را تغییر دهیم:

8. از منوی Project ، روی Project Information کلیک نمائید.

جعبه گفتگوی Project Information باز می شود. در کادر Start Date تاریخ جاری را وارد کنید و دکمه Ok را کلیک کنید تا جعبه گفتگوی Project Information بسته شود.

MSP دوباره شروع طرح پروژه را زمانبندی می کند.

 

1-2 8-4 سفارشی نمودن یک نوار ابزار

همانند سایر نرم‎افزارهای خانواده آفیس، در مورد نحوه کار با MSP چندین انتخاب برایتان وجود دارد. در حقیقت، برخی از Preference هایی که در MSP تنظیم می‎کنید، بشکل خودکار در سایر نرم‎افزارهای خانواده آفیس و چند نرم افزار دیگر نیز قابل انجام است و برخی از تنظیماتی که سفارشی می شوند عبارتند از:

 

• نمایش یا پنهان‎سازی دستیار کمکی آفیس. جهت نمایش آن ، روی گزینه Show The office Assistant در منوی Help کلیک کنید. جهت پنهان کردن آن ، در بالون Assistant ابتدا روی Options کلیک کرده و سپس در برگه Options ، علامت کنار Use The office Assistant را پاک نمائید.

• تنظیم های MSP برای ذخیره خودکار فایل فعال یا همه فایل های باز، در فاصله های زمانی که شما مشخص می کنید. (از منوی Tools ، روی Options کلیک کرده و در برگه Save از جعبه گفتگوی Options ، گزینه Save Entry را انتخاب و فاصله زمانی دلخواه را وارد نمائید).

• ایجاد نوار ابزار سفارشی که شامل آیکون‎های میانبر ابزارهای دلخواه شماست.

 

برای ایجاد یک نوار ابزار سفارشی:

ابتدا به پنجره MSP مربوط به طرح پروژه ماکروی خود بازگردید.

1. از منوی Tools روی Customize رفته و Toolbars را کلیک کنید. جعبه گفتگوی Customize آشکار می شود.

2. برگه Toolbars را باز کنید. نوار ابزارهایی که هم اکنون نمایش داده شده است، علامت خورده اند.

3. روی دکمه New کلیک کنید. جعبه گفتگوی New Toolbar باز می شود.

4. در کادر Toolbar Name عبارت مورد نظر خود به عنوان مثال My Custom Toolbar را وارد نموده و سپس دکمه Ok را کلیک کنید. نوار ابزار جدید در فهرست نوار ابزارها آشکار شده و بصورت پیش گزیده نمایش داده شده است. برای قرار دادن دستوری که ماکروی ضبط شده ما را اجرا کند:

5. روی برگه Commands کلیک کنید. در فهرست Categories رده های مختلف دستورات را می بینید. بعضی از آنها مانند File و Edit برای اسامی منوها در نظر گرفته شده اند.

6. از فهرست Categories گزینه All Macros را انتخاب کنید. دستورات رده All Macros در فهرست دستورات سمت راست پنجره آشکار می شود.

اغلب دستورات فهرست شده رده All Macros مربوط به ماکروهای MSP است، پس ممکن است شما چیز دیگری ببینیدو با این وجود نام ماکروی خود را ببینید زیرا در طرح پروژه فعال ذخیره شده است.

 

7.jpg

 

7. ماکروی فوق را از جعبه گفتگوی Cammands گرفته و در داخل نوار خالی My Custom Toolbar رها سازید. در نوارMy Custom به اندازه طول عنوان ماکروی شما عریض می‎ شود. در صورت نیاز، می توانید عرض آنرا کم یا زیادتر کنید. هم اکنون می خواهیم متن آشکار شده در روی آیکون فوق را برداشته و بحای آن یک تصویر گرافیکی قرار دهیم.

8. در جعبه گفتگوی Customize ، روی دکمه Modify Selection کلیک کرده و سپس گزینه Image And Text را انتخاب می کند. این تنظیم اتاقکی را روی آیکون فوق جهت تصویری که می خواهید بحای متن قرار دهید، ایجاد می کند.

9. Modify Selection کلیک کرده و سپس اشاره گر ماوس را روی Change Button Image قرار دهید زیر منوی آیکون‎های تصویری آشکار می شود.

10. روی تصویر مورد نظر خود کلیک کنید. MSP آیکون تصویری فوق را در نوار ابزار قرار می دهد. حال می خواهیم نوشته Label آیکون را تغییر دهیم.

11. روی Modify Selection کلیک کرده و سپس اشاره گر ماوس را در کادر Name قرار دهید اشاره گر ماوس را گرفته و به سمت راست حرکت دهید تا نام کامل ماکرو انتخاب شود.

12. به جای عبارت نوشته شده، عبارت مورد نظر خود را وارد کنید، سپس کلید Enter را فشار دهید. MSP، برچسب روی آیکون را تغییر می دهد.

13. روی دکمه Close کلیک کنید تا جعبه گفتگوی Customize بسته شود.

نوار ابزارهای سفارشی و هر سازه سفارشی شده در نوار ابزار های ساخته شده، به تمامی طرح‎های پروژه ای که در MSP می بینید اعمال می گردد و دلیلش اینست که تنظیمات نوار ابزار، می بایست در الگوی Global ماندگار شود.

 

جهت پاک کردن نوار ابزار:

14. از منوی Tools روی Organizer کلیک کنید. جعبه گفتگوی Organizer باز می شود.

15. روی برگه Toolbars کلیک کنید.

16. در کادر Global.MPT روی My Custom Toolbar و سپس دکمه Delete کلیک کنید.

 

8.jpg

 

17. MSP تایید شما را مبنی بر حذف این نوار ابزار جویا می شود، دکمه Yes را کلیک کنید.

18. روی برگه Maps کلیک کنید.

19. در کادر Global.MPT روی گزینه Map1 و سپس دکمه Delete کلیک کنید.

20. MSP تأیید شما را مبنی بر حذف نقشه فوق جویا می شود، دکمه Yes را کلیک کنید.

21. دکمه Close را کلیک کنید تا جعبه فوق بسته شود.

 

9.jpg

 

لینک به دیدگاه

مطالب فوق از سایت استاد انلاین نقل شده است ولی متاسفانه انگار سورس مطالب از سرور این سایت پاک شده است

با تشکر از تهیه کنندگان این اموزش

لینک به دیدگاه
  • 3 سال بعد...

من جایی رو بری سوال کردن پیدا نکردم .

 

من میخوام واحد دلارم به ریال تبدیل بشه ولی قسمت کشویی مرتبط به واحد قیمت فقط دلار داره!!!!؟

لینک به دیدگاه
من جایی رو بری سوال کردن پیدا نکردم .

 

من میخوام واحد دلارم به ریال تبدیل بشه ولی قسمت کشویی مرتبط به واحد قیمت فقط دلار داره!!!!؟

 

اینسوال این جوری حل میشه !

 

144673731111.gif

 

 

 

ولی تو این کادر اولین ستون باید هزینه هر ساعت کاری رو وارد کنیم ؟؟؟

دومی که اضافه کاریه هیچ

سومی ستون قیمت چی رو باید وارد کنم؟؟؟

 

1446737311142.gif

لینک به دیدگاه

به گفتگو بپیوندید

هم اکنون می توانید مطلب خود را ارسال نمایید و بعداً ثبت نام کنید. اگر حساب کاربری دارید، برای ارسال با حساب کاربری خود اکنون وارد شوید .

مهمان
ارسال پاسخ به این موضوع ...

×   شما در حال چسباندن محتوایی با قالب بندی هستید.   حذف قالب بندی

  تنها استفاده از 75 اموجی مجاز می باشد.

×   لینک شما به صورت اتوماتیک جای گذاری شد.   نمایش به صورت لینک

×   محتوای قبلی شما بازگردانی شد.   پاک کردن محتوای ویرایشگر

×   شما مستقیما نمی توانید تصویر خود را قرار دهید. یا آن را اینجا بارگذاری کنید یا از یک URL قرار دهید.

×
×
  • اضافه کردن...