رفتن به مطلب

سیستم های مدیریت اسناد و مدیریت محتوا


spow

ارسال های توصیه شده

سیستم های مدیریت اسناد و مدیریت محتوا

 

مدتی است كه عباراتی نظیر Document Management Systems و Content Management Systems اذهان شركتهای نرم افزاری كشور را به خود مشغول ساخته و برخی از آنها فعالیتهای خود را برای تولید این سیستمها آغاز نموده اند.

 

اما پیش از آغاز هر حركت و تلاشی لازم است این مفاهیم در بستر فرهنگ كاری كشور به دقت مورد مطالعه قرار گیرند و شناخته شوند تا سیستمی مطابق با انتظارات و فرهنگ اداری كشور تولید شود ; آنچه تا كنون بسیار به ندرت صورت گرفته، یعنی مطالعه و تحقیق قبلی در زمینه تكنولوژی یا علمی كه در غرب به وجود آمده و استفاده می شود و تطبیق و هماهنگ سازی آنها برای ساز و كارهای كشورمان.

 

به همین علت بسیاری از این علوم و فناوری ها یا به درستی استفاده نشده اند یا پس از صرف وقت و هزینه هنگفت، برای تولید یا وارد كردن آنها با شكست مواجه شده اند.

 

بدین ترتیب، نگارنده در این مقاله به تعریف این دو عبارت پرداخته و تفاوتهای آنها را بیان خواهد كرد. همچنین دلایل انتخاب و استفاده از هر یك از این سیستم ها برای شركت ها و سازمان ها مورد بررسی قرار قرار خواهد گرفت و در نهایت درباره ی پتانسیل لازم برای راه اندازی چنین سیستم هایی در كشور، نتیجه گیری خواهد شد.

 

● سیستم مدیریت اسناد (Document Management System)

 

هر سازمانی دارای مستندات اداری فراوانی است كه حاوی اطلاعات مختلفی ست. این مدارك یا به اصطلاح اسناد باید با نظم و ترتیب نگه داری شوند تا بتوان آنها را در زمان لازم بازیابی و مورد استفاده قرار داد. در واقع اطلاعاتی كه در این اسناد وجود دارد، در بخش های مختلف كاری سازمان مورد نیاز است و باید به آنها مراجعه شود. سیستم مدیریت اسناد در واقع وظیفه ی دریافت، طبقه بندی، نگه داری و بازیابی این اسناد را برعهده دارد.

 

سیستم كامل مدیریت اسناد باید ویژگیهای زیر را دارا باشد:

 

▪ هر سند را با حجم قابل قبولی ذخیره سازد.

 

▪ ارتباط لازم بین سندهای مختلف را برقرار سازد.

 

▪ با استفاده از بایگانی، كلیه اطلاعات اسناد را به طور كامل یكپارچه سازد.

 

▪ تمركز كامل بر ذخیره سازی و آرشیو اسناد داشته باشد.

 

▪ مبتنی بر گردش كار قدرتمندی باشد و كلیه روال های كاری سازمان، قابل طراحی توسط موتور گردش كار باشند.

 

▪ هدف سیستم، ذخیره سازی و بازیابی مستندات به شكل اصلی و اولیه ی آنها باشد.

 

▪ مجهز به موتور ایجاد صفحات وب برای دسترسی به اسناد از طریق وب سایت باشد.

 

البته لازم به ذكر است كه این خصوصیات تنها تعریف عمومی از DMS را ارایه میدهند. بیش تر سیستم های موجود در بازار غرب توانایی ها و كاركردهای فراتری از این موارد دارند، اما در هر حال این ویژگی ها نشان دهنده ی كاركردهای معمول یك سیستم مدیریت اسناد است.

لینک به دیدگاه

● سیستم مدیریت محتوا (Content Management System)

 

این سیستم جدیدتر از DMS است و اساسا" به منظور مدیریت و سامان دهی به اطلاعات در حال رشد سازمان ها طراحی شده است و در حقیقت، مدیریت محتوای اسناد موجود در سازمان را برعهده دارد و در سال های اخیر با افزایش سایت های اینترنتی و سایت های داخلی سازمان ها، مدیریت محتوای سایت های یادشده و به روز نگاه داشتن اطلاعات آنها برای سازمان ها، مشكل ساز گشته است.

 

این سیستم مدیریت اطلاعات موجود در این صفحات وب را برعهده دارد و به كاربر امكان ایجاد، ویرایش و حذف صفحات وب و همچنین تعیین محتوای آنها را می دهد.

 

به طور خلاصه، مهم ترین ویژگی های سیستم مدیریت محتوا به شرح زیر است:

 

▪ اقلام اطلاعاتی و ارتباط بین آنها را مدیریت می كند.

 

▪ امكان تعریف هر جز (یا صفحه) و موقعیت آنها بر روی سایت را در اختیار كاربر قرار می دهد.

 

▪ ارتباطات مورد نیاز و كامل بین صفحات و اطلاعات موجود در آنها را ایجاد می كند.

 

▪ ایجاد و ویرایش صفحات، كاركرد اصلی این سیستم است.

 

▪ بین دسترسی و بایگانی یكپارچگی ایجاد می كند.

 

▪ دارای موتوری برای انتشار و ایجاد صفحات اینترنتی ست.

 

شایان گفتن است كه یكپارچه سازی سیستم مدیریت اسناد با مدیریت محتوا باعث به وجود آمدن سیستم های Enterprise CMS می شود كه در نهایت راه رسیدن به مدیریت صحیح اطلاعات را هموار می سازد و به این ترتیب، می توان به یك مدیریت كامل معلومات (Knowledge management) رسید. چه آن كه برای دستیابی به چنین نقطه ای، كاستی های فراوانی وجود دارد.

 

● مقایسه ی دو سیستم

 

دو سیستم یادشده، برخلاف تصورات موجود كاملا" با یك دیگر متفاوت و در عین حال مكمل یك دیگر اند. با این كه هم اكنون تولید كنندگان غربی این سیستم ها در حال تلفیق و یكی كردن آنها هستند (كه این خود قدم مثبتی در مدیریت اطلاعات در سازمان هاست)، باید اختلافات و ویژگی های هر یك از آنها را به درستی درك كرد و دانست كه از هر یك برای چه منظوری و در كجا باید استفاده شود.

 

ممكن است سازمانی نیاز به DMS داشته باشد ولی با توجه به ساز و كارهای موجودش احتیاجی به CMS نداشته باشد و بر این اساس، برای انتخاب هر یك باید دقت كافی را به كار بست.

 

DMS سیستمی است كه می توان از آن به عنوان هسته ی اصلی برای CMS استفاده كرد. كار اصلی این سیستم، نظم دادن به مستندات سازمان ها و در دسترس قرار دادن آخرین نسخ آنها برای كاربران سازمان با توجه به دسترسی های هر یك از كاربران است. DMS، سیستم كاملی برای بایگانی و آرشیو كلیه ی اوراق اداری سازمان ها با حفظ تاریخچه ی تغییرات هر یك از آن هاست. افزون بر این، دارای گردش كار كامل برای مكانیزه ساختن روال های سازمانی و انتقال اسناد سازمانی بین كاربران با توجه به این روالهاست. در واقع، این سیستم مسئولیت ثبت و نگه داری، بازیابی و به گردش در آوردن كلیه ی اسناد را در داخل سازمان برعهده دارد.

 

حال آن كه CMS سیستمی است كه از آن اغلب برای طراحی صفحات وب جهت استفاده در سایت های داخلی و یا وب سایت های اینترنتی بهره گرفته می شود. یعنی سازمان ها با استفاده از این سیستم به راحتی می توانند اطلاعات خود را به طور منظم در سایت (یا هر محیط دیگری) در اختیار كاربران قرار دهند. همچنین مدیریت این اطلاعات، ارتباط دادن آنها به یك دیگر و به روز رسانی آنها (ویرایش، حذف و اضافه كردن) را به راحتی انجام دهند. آنها می توانند سایت خود را، هم برای استفاده ی داخلی سازمان و هم برای كاربران خارجی به روی اینترنت، به راحتی طراحی كرده و ارتباطات منطقی اطلاعات و صفحات مختلف را برقرار سازند. اطلاعات موجود در این محیط ها میتواند توسط یك سیستم مدیریت اسناد تهیه شود و در اختیار این سیستم قرار گیرد.

لینک به دیدگاه

● DMS و CMS در ایران

 

تلقی خاصی نسبت به مدارك و اسناد اداری در سازمانهای كشورمان نسبت به دیگر كشورها وجود دارد.

 

اول این كه در سازمان ها و شركت های دولتی، به علت وجود بوروكراسی های موجود، ارتباطات و مكاتبات سازمانی باید طبق قوانین بسیار دقیق و خاصی صورت پذیرد و خروج از این سلسله مراتب، برای مدیران این سازمان ها غیر قابل قبول است. ضمن این كه در بسیاری از موارد، فعالیت هایی خارج از این بوروكراسی ها به صلاح دید مدیران و افراد دیگر صورت می پذیرد و این خود باعث ایجاد پیچیدگی های فراوانی در این بوروكراسی ها و روال های كاری می شود كه دسته بندی دقیق آنها را غیر ممكن می سازد.

 

این خود باعث می شود كه نتوان از گردش كار به مفهوم واقعی آن كه در این سیستم هااست، استفاده كرد و باید گردش كاری مطابق با فرآیندهای ذكر شده در بالا و بسیار انعطاف پذیر طراحی و پیاده سازی شود. اگر سیستم های اتوماسیون موجود در بازار كشور به یك Work Flow قدرتمند، با امكانات اشاره شده، تجهیز شوند گام بسیار بزرگی در جهت معرفی و راه اندازی سیستم های مدیریت اسناد در آینده و ایجاد پیش زمینه در فرهنگ سازمان ها برای این سیستم ها، برخواهند داشت.

 

دوم این كه به علت قانونی نشدن امضاهای الكترونیكی در سطح كشور و همچنین الزام وجود فیزیك اسناد مالی و حقوقی برای بررسی های لازم، مشكلاتی در راه جمع آوری كاغذها در سازمان ها و در نتیجه راه اندازی سیستم هایی كه منتهی به این مورد می شود، وجود دارد.

 

وجود این مورد، باعث می شود كه از قرار دادن بسیاری از اسناد سازمانی در اختیار این سیستم ها جلوگیری شود و بدین منظور باید دسترسی های بسیار دقیق و تعریف شده ای برای این اسناد در نظر گرفته شود و این دسترسی قابل توزیع بین راهبران مختلف باشد، هر راهبر در محدوده اختیارات خود. در نتیجه باید تا حدی كه امكان دارد حتی در حد پایگاه اطلاعاتی نیز دسترسی توزیع شده اعمال شود.

 

بطور مثال در برخی از سازمان ها حتی به راهبران سیستم ها و مسئولین بانك های اطلاعاتی، كه دسترسی به كلیه اطلاعات را به علت ماهیت كاریشان دارند و اغلب تعداد آنها به بیش از دو نفر نمی رسد، نیز اجازه دسترسی به چنین اسنادی داده نمی شود.

 

سوم این كه تصور عموم از اسناد اداری بیش تر نامه های سازمانی و نه اسنادی مانند سندهای حسابداری، فرمهای استاندارد سازی، اسناد پرسنلی، احكام، فاكتورها و ... است.

 

علاوه بر این، در سازمان های دولتی برای گردش نامه ها در درون سازمان از سیستم های اتوماسیون اداری استفاده می شود كه توسط آن می توانند گزارش های دقیقی از نحوه عملكرد اداری و گردش نامه ها داشته باشند. البته در گذشته برای راه اندازی چنین سیستم هایی نیز، به علت نبود بستر لازم برای ارتباطات الكترونیكی و همچنین مقاومت كاركنان سازمان برای استفاده از این سیستم ها، مشكلات زیادی وجود داشت.

 

با این همه، سیستم های اتوماسیون اداری توانستند در سالهای اخیر در سازمان ها جایگاه مناسبی را بیابند و استفاده از آنها همگانی گردد.

 

با توجه به این مورد و راه افتادن سیستم های اتوماسیون اداری در سازمان ها و آشنایی لازم و كافی با این سیستم ها، تغییر سیستم و فرآیندها و روال های كاری سازمان های بزرگ ، به مانند آنچه در غرب به علت تلقی خاصی كه از گردش مكاتبات و مستندات سازمانی دارند، استفاده میشود، بسیار پرهزینه و متعاقبا با مقاومت های زیادی همراه خواهد بود كه این خود باعث ایجاد مشكلات فراوانی در راه برقراری این سیستم ها در سازمان ها خواهد شد.

 

بنا بر این، بهترین راه كار در حال حاضر این است كه در بستر همین سیستم ها (یعنی اتوماسیون اداری)، ویژگی ها و امكانات سیستم های مدیریت اسناد و محتوا، كه نیاز به بسیاری از آنها هم اكنون نیز در سازمان ها احساس شده است، پیاده سازی و قابل استفاده شود تا سازمان ها به مرور و با استفاده از قسمت های مختلف آن و آگاهی از امكانات و مزایای آن ها، با سیستم های DMS و CMS آشنا شوند تا در آینده بتوان گامهای بزرگی در تحول ساز و كارهای اداری كشورمان برداشت.

 

نكته ای كه جای امیدواری برای راه اندازی این سیستم ها دارد، این است كه بسیاری از سازمان ها به اهمیت وجود سیستم های الكترونیكی برای نگه داری و كنترل و به روز نگاه داشتن اطلاعات اسناد سازمانی خود و در اختیار قرار دادن اطلاعات سازمانی در اختیار كلیه كاركنان داخلی و همچنین برای ارباب رجوعان خارجی با طراحی خروجی های مناسب كه اغلب صفحات اینترنتی و سایت های داخلی ست كه البته بخشی از وظایف سیستم های مدیریت محتواست، رسیده اند. همچنین سازمان ها خواهان گردش این اسناد (علاوه بر نامه ها) میان كاركنان به صورت سیستماتیك و اتوماتیك با استفاده از Work Flowهای قابل طراحی، و حفظ تاریخچه اسناد و به روز نگاه داشتن آنها و امكان گزارش گیری و آرشیو الكترونیكی اسناد و مدارك سازمانی (كه بخشی از وظایف سیستمهای مدیریت اسناد است) هستند.

 

این خود بهانه ای برای شركت های نرم افزاری جهت ورود به بازار و ارایه ی این سیستم هاست كه می تواند آنها را به سود آوری برساند، اما این عمل باید با دقت و در نظر گرفتن كلیه جوانب انجام شود.

 

در نهایت، نگارنده بر این باور است كه این سیستم ها باید به مرور و با پیاده سازی امكانات آنها، از قبیل Work Flow های قابل طراحی، آرشیو الكترونیكی، بروز نگهداشتن اسناد و امكان گزارش گیری از محتویات آنهاو ... در سیستم های موجود اتوماسیون اداری و منطبق بر ساز وكارهای اداری كشور وارد بازار شوند تا به این ترتیب، بتوانند با گذشت زمان تحولی در فرهنگ اداری سازمان ها بوجود آورند و راه را برای تولید و راه اندازی سیستم های مدیریت اسناد و محتوا در آینده هموار نمایند.

 

در غیر این صورت، راه اندازی این سیستم ها در سازمان های دولتی، به مانند آنچه در غرب استفاده می شود، با صرف وقت و هزینه ی بسیار بالایی همراه خواهد بود. بعلاوه اینكه، ریسك مورد استفاده قرار نگرفتن آنها نیز، به علت عدم هماهنگی با ساختارهای مكاتباتی كشور و عدم وجود بستر مناسب ارتباطی برای راه اندازی چنین سیستم هایی و اتصال كلیه سازمان ها در قالب آنها، وجود خواهد داشت.

 

نویسنده : آزاده فارسی نژاد

لینک به دیدگاه

به گفتگو بپیوندید

هم اکنون می توانید مطلب خود را ارسال نمایید و بعداً ثبت نام کنید. اگر حساب کاربری دارید، برای ارسال با حساب کاربری خود اکنون وارد شوید .

مهمان
ارسال پاسخ به این موضوع ...

×   شما در حال چسباندن محتوایی با قالب بندی هستید.   حذف قالب بندی

  تنها استفاده از 75 اموجی مجاز می باشد.

×   لینک شما به صورت اتوماتیک جای گذاری شد.   نمایش به صورت لینک

×   محتوای قبلی شما بازگردانی شد.   پاک کردن محتوای ویرایشگر

×   شما مستقیما نمی توانید تصویر خود را قرار دهید. یا آن را اینجا بارگذاری کنید یا از یک URL قرار دهید.

×
×
  • اضافه کردن...