تهیه برنامه مدیریت پروژه

[hasti1988 22,046]

تهیه برنامه مدیریت پروژه تشکیل شده است از اقدامات ضروری برای تعیین ،‌ یکپارچه سازی و هماهنگی کلیه زیر برنامه ها با برنامه مدیریت پروژه. این برنامه در طول اجرای پروژه تکمیل شده و نیز از طریق برنامه مدیریت تغییرات تغییر می کند. این برنامه تعیین می کند که پروژه چگونه اجرا می شود ،‌ چگونه پایش و کنترل می شود و نیز چگونه اختتام پیدا می کند. در ضمن این برنامه خروجی های مرحله برنامه ریزی پروژه را مستند سازی می نماید.

این برنامه خود تشکیل می شود از چند زیر برنامه دیگر که در بخش های آتی به آنها خواهیم پرداخت. این برنامه ها عبارتند از: 1- برنامه مدیریت محدوده پروژه 2- برنامه مدیریت زمان پروژه 3- برنامه مدیریت هزینه پروژه 4- برنامه مدیریت کیفیت پروژه 5- برنامه مدیریت منابع پروژه 6- برنامه مدیریت نیروی انسانی پروژه 7- برنامه مدیریت ارتباطات پروژه 8- برنامه مدیریت ریسک پروژه ورودی های این پردازش عبارتند از برنامه محدوده اولیه پروژه و فرآیندهای مدیریت پروژه که در بالا قید شد. خروجی این مرحله نیز عبارتست از برنامه مدیریت پروژه. از آنجاییکه فرآیند تکمیل این برنامه در طول مرحله برنامه ریزی و با تکمیل هر یک از پردازش های فوق انجام می شود، لذا نمی توان نمودار جریانی مستقل برای تکمیل هر یک از این موارد ارائه داد. از این رو در این قسمت تنها به ارائه یک نمودار جریان فرآیند کلی اشاره می کنیم.

 

تهیه کلیات برنامه مدیریت پروژه: در این مرحله کلیات برنامه ریزی پروژه شامل سطوح برنامه ریزی و نیز اطلاعات اولیه پروژه در قالب برگ کلیات برنامه مدیریت پروژه تکمیل و ارائه می گردد. این برگ در واقع خطوط راهنما برای انجام برنامه ریزی زیر برنامه های مدیریت پروژه ارائه می دهد. مسئولیت تهیه این کلیات بر عهده تیم مدیریت پروژه می باشد.

 

فرآیند برنامه ریزی پروژه: این فرآیند در بین زیر برنامه های مدیریت پروژه انجام شده و در اینجا تنها به روش کلی انجام کارها و ارتباط آن با مدیریت یکپارچگی و برنامه مدیریت پروژه اشاره شده است. این چرخه در بین کلیه زیر برنامه های مدیریت پروژه که در بالا به آنها اشاره شد، وجود داشته و باعث یکپارچگی برنامه های تهیه شده در این پردازش ها می شود. جزئیات تهیه هر یک از این زیر برنامه ها در بخش های آتی می آید. مسئولیت کلی تهیه این زیر برنامه ها بر عهده مدیران بخش های مربوطه می باشد که در هر مورد در شرح تفصیلی تهیه این برنامه ها آمده است. مسئولیت هماهنگی این برنامه ها نیز بر عهده مدیریت پروژه و یا مدیریت یکپارچگی (درصورت وجود) پروژه می باشد.

 

جمع آوری و مستند سازی کلیه برنامه ها: در این مرحله کلیه زیر برنامه های تهیه شده در پردازش های مدیریت پروژه که در مراحل تهیه یکپارچه شده است،‌ جمع آوری و مستند شده و در قالب یک برنامه کامل مدیریت پروژه ارائه می گردد. مسئولیت جمع آوری و مستند سازی این برنامه بر عهده تیم مدیریت پروژه و یا مدیریت یکپارچگی (درصورت وجود) می باشد.

 

 

نویسنده :صادق روزبهی

[ENG.SAHAND 31,645]

[h=2]

برای مشاهده این محتوا لطفاً ثبت نام کنید یا وارد شوید.

• ورود
• یا
• ثبت نام

[/h]

تا حالا شده که بهتون پیشنهاد بشه که مسوول برنامه ریزی و کنترل یک پروژه بشین و متوجه بشین که اگه کل دانش برنامه ریزی پرسنل اون شرکت رو روی هم بذارین, حداکثر با دانش برنامه ریزی یک ببعی برابری می کنه؟ خوب حالا چیکار باید کرد؟این داستان احتمالاْ برای خیلیها پیش اومده. در این حالت باید کل قضیه به وسیله خود شما پیاده بشه. احتمالاْ مدیر پروژه زمان مصاحبه ژستی گرفته و ازتون پرسیده PMBOK کار کردین؟ شما هم گفتین بله!در واقع مدیر پروژه اگر می دونست PMBOK چیه, سوال رو اینطوری مطرح می کرد: آیا ترجیح می دین از روشهای توصیه شده در استاندارد PMBOK برای انجام فرایندهای مدیریت زمان و مدیریت هزینه استفاده کنین؟کلاْ کاری که واحد برنامه ریزی می تونه انجام بده, کنترل زمان و کنترل هزینه هست. از بین این دوتا, کنترل زمان قطعاْ باید انجام بشه و فقط در حیطه تیم کنترل پروژه است, اما کنترل هزینه در اولویت دومه و نیاز به همکاری نزدیک واحد کنترل پروژه و واحد امور مالی داره. قدم اول اینه که بفهمیم کجای کار هستیم. پیمانکاریم؟ کارفرماییم؟ مشاوریم؟ پروژه چیه؟ من کی هستم؟ و ...!بعد از این که اینها رو خوب فهمیدیم باید مشخص کنیم که در واحد کنترل پروژه می خواهیم چیکار کنیم و کارهایی که می خواهیم بکنیم رو در یک سری دستور العمل مستند کنیم. نترسین! نمونه های این دستور العملها زیاده و شما می تونین یکی از اونها رو پیدا کنین و برای این که به پروژه شما بخوره کمی تغییرش بدین و ازش استفاده کنین. (اگر خودتون می خواین تهیه کنین باید باتجربه باشین. در این حالت استفاده از استاندارد PMBOK توصیه میشه.) به طور معمول این دستورالعملها اینها هستن:- روش تهیه ساختار شکست کار- روش تهیه برنامه زمان بندی و به روز کردن آندستور العمل برنامه ریزی منابع و کنترل هزینه- طرح ریزی گزارشها (این خودش می تونه شامل چند تا دستورالعمل زیرمجموعه باشه. مثل دستورالعمل تهیه گزارش ماهانه, دستورالعمل تهیه گزارش Earned Value و ...)بعد از تهیه این دستور العملها و بر اساس حجم کار پروژه, باید مشخص کنین که تیمتون (یعنی تیم کنترل پروژه) چند نفر باید باشه که می تونه از ۱ تا ۱۵ نفر متغیر باشه.خوب حالا دیگه همه منتظر برنامه زمان بندی هستن! وقتشه که کار اصلی رو شروع کنیم. بر اساس دستورالعملهایی که تهیه کردیم جلو میریم و سعی می کنیم مو به مو اجراش کنیم. این یعنی احترام گذاشتن به خودمون. ضمناْ برای این که تیمتون در پروژه موثر باشه, باید فعال یا به قول خارجیها پرو-اکتیو باشین. این یعنی این که منتظر نشین دیگران بهتون بگن چیکار کنین. شما اولویتهای کاری رو برای همه تعیین کنین (البته با سیاست و نه این که برای همه رییس بازی دربیارین!) و عملکردشون رو بهشون گزارش کنین. عواقب انحرافها رو مرتب به همه گزارش بدین. مثلاْ به مدیر اجرا بگین که اگر فلان کار که به نظر خیلی ساده میاد تا دو هفته دیگه شروع نشه, پایان پروژه به تاخیر میفته. هفته بعد یا این هشدار رو تکرار کنین یا این که در جلسه پروژه از مدیر اجرا بابت شروع اون فعالیت و جلوگیری از ایجاد تاخیر در پروژه تشکر کنین و کارش رو بزرگ جلوه بدین. اینطوری بعد از مدتی متوجه میشین که نقش تیمتون خیلی پررنگه و همه برای تعیین اولویتهای کاری خودشون, میان سراغ شما.